thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Persoon

Als je een persoon toevoegt stel je eerst vast om wat voor type persoon het gaat. Gaat het om een medewerker, dan voeg je deze toe via het menu-item Medewerker. Als je alleen de algemene gegevens vast wilt leggen voeg je een Persoon toe.

Video

Beschrijving

Je kunt organisaties en personen op twee manieren toevoegen:

  1. via organisatie (of persoon) waarbij je de type-gegevens later toevoegt
  2. via het juiste type organisatie of persoon

De eerste manier start bij de functie Organisatie of Persoon. Op deze manier voeg je organisaties en personen toe, zonder gebruik te maken van een van de specifieke typen. De doelgroep van mogelijke nieuwe klanten, bestaat uit dit soort organisaties zonder type.

Je kunt zowel in InSite als in Profit Windows organisaties en personen toevoegen.

Je benadert deze organisaties en personen bijvoorbeeld in het kader van marketingacties, maar je gebruikt deze nog niet in andere processen in Profit. Zodra je aan een organisatie een offerte toevoegt, zet je de organisatie om naar een verkooprelatie. Dit betekent dat je op het moment dat een organisatie 'zonder type' om een offerte vraagt, je extra gegevens moet invullen. Op dat moment wordt de organisatie een verkooprelatie met de status Prospect.

De tweede manier om een organisatie of persoon toe te voegen, start bij het specifieke type. Als je een Verkooprelatie of Inkooprelatie toevoegt, voegt Profit automatisch een organisatie toe. Als je een Medewerker toevoegt, voegt Profit automatisch een persoon toe.

Voorbeeld: 

Een nieuwe klant heeft iets bij je gekocht. Een klant is een verkooprelatie en die voeg je toe via menufunctie Verkooprelatie in Profit Ordermanagement of Profit Financieel. Je vult via de wizard eerst de organisatiegegevens in en vervolgens de aanvullende gegevens van het type Verkooprelatie.

Een contactpersoon bij een organisatie voeg je toe bij een organisatie. Als je een contactpersoon toevoegt, wordt deze als persoon geregistreerd.

Afhankelijk van het type persoon dat je toevoegt, moet je specifieke velden invullen. Je kunt instellen dat je deze velden direct wilt invullen bij het toevoegen van een persoon (zie Instellingen organisatie en personen). Als je ze niet in de wizard toont, dan kun je deze later alsnog via de eigenschappen invullen.

Persoon toevoegen in Profit Windows

Personen voeg je toe in de module waarbij ze horen zodat je meteen de juiste informatie vastlegt. Voordat je een persoon toevoegt moet je dus eerst vaststellen wat voor type persoon het is. Als je een verkooprelatie toevoegt doe je dat in Profit Ordermanagement een debiteur leg je vast in Profit Financieel, je legt dan in één keer de persoon en de verkooprelatie vast. Hetzelfde geldt voor de inkooprelatie. Als je niet weet wat voor type persoon het is voeg je de persoon toe in Profit CRM. Als je in Profit CRM een persoon toevoegt leg je alleen de algemene gegevens vast. Bij het direct toevoegen van bijvoorbeeld een medewerker in Profit HRM vul je eerst de algemene persoonsgegevens in en daarna automatische in dezelfde wizard de specifieke medewerkergegevens.

Afhankelijk van het type voeg je een Persoon toe via:

Deze specifieke aanvullende velden kun je direct tonen bij het toevoegen van een persoon. Als je de aanvullende velden niet in de wizard ziet, kun je ze na het toevoegen van de persoon, invullen in de eigenschappen.

Bij het toevoegen van een persoon, ongeacht op welke manier dat gebeurt, wordt altijd een regel aangemaakt voor de persoon in de Opt-In tabel. In deze tabel kun je nakijken of de persoon toestemming heeft gegeven voor het versturen van e-mailing.

Persoon toevoegen:

  1. Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon.
  2. Klik op: Nieuw
  3. Selecteer Persoon.
  4. Klik op: Volgende

    Je vult nu de algemene persoonsgegevens in.

  5. Vul bij het veld Naam de uitgebreide persoonsnaam met aanhef in.

    Let op: 

    Houd de volgende invulmethode aan: de heer of mevrouw, voorletters met punten, voorvoegsel met kleine letters, achternaam met hoofdletter.

    In de tabel Titel moeten de velden de heer en mevouw dan wel aanwezig zijn bij een titel. Als je daar bijvoorbeeld alleen dhr en mevr in de tabel hebt staan gaat het invullen van de invoervelden niet goed.

    Op deze manier verdeelt Profit de invoer direct over de invoervelden, nadat je op de Tab-knop of Enter drukt. Als je dit goed doet, bespaar je veel tijd.

    Dus: 'mevrouw G. van Enter-Hovink' of 'de heer C. Ansink'.

    Voorbeeld: Snelinvoer persoon België

    In België is het voorvoegsel onderdeel van de achternaam, terwijl dit in Nederland niet zo is. Daarom zullen in een Nederlandse omgeving het voorvoegsel en de achternaam apart worden opgeslagen, en in een Belgische omgeving worden deze samengevoegd. Als je België (functionaliteit) activeert, dan is sprake van een Belgische omgeving.

    Als je bijvoorbeeld de persoon 'Coen van den Kadrie' toevoegt, wordt de achternaam 'van den Kadrie'. Als het voorvoegsel met een hoofdletter begint, bijvoorbeeld Karin Van der Meijden, wordt de achternaam 'Van der Meijden'.

  6. Vul de Zoeknaam in.
  7. Controleer de velden Voorletters, Voornaam, Voorvoegsel, Achternaam en Roepnaam en pas deze eventueel aan.
  8. Vink Geboortenaam apart vastleggen aan om de geboortenaam te registreren.

    Let op: 

    Voor Medewerkers en Cliënten IB  is dit verplicht.

  9. Klik rechts naast het veld Adres op de zoekknop om een adres toe te voegen.
  10. Vul de telefoon- en e-mailvelden waar mogelijk. Je kunt hier ook de gegevens van het werk noteren.
  11. Vul eventueel de sociale netwerk-velden in.
  12. Vink eventueel Vul aanvullende velden persoon in aan, als je deze optie kunt selecteren.
  13. Klik op: Volgende
  14. Vul de Titulatuur/correspondentie-velden in.
    • Titel/aanhef: Kies de aanhef waarmee de persoon aangesproken/aangeschreven zal worden. Standaard wordt de Algemene aanhef ('de heer' en mevrouw) voorgesteld. Je kunt hier ook een aanhef op grond van een titel selecteren.
    • Tweede titel: Bij een dubbele titel kun je bovendien dit veld gebruiken.
    • Correspondentie: Laat dit veld leeg als de persoon geen correspondentie wenst te ontvangen.
    • Voorkeurmedium: De manier waarop je bij voorkeur met deze persoon communiceert.
  15. Vul de extra communicatiegegevens in.
  16. Klik op: Volgende
  17. Vul de Persoonsgegevens in en eventuele opmerkingen.
  18. Vink Persoon toegang geven tot afgeschermde deel van de portal(s) aan als je de persoon toegang wilt geven tot een afgeschermd deel van OutSite, bijvoorbeeld om zijn eigen dossier in te zien als verkooprelatie.
  19. Klik op: Voltooien

Persoon toevoegen in InSite

Je maakt een persoon aan in InSite. Zie ook de algemene toelichting en de toelichting bij het aanmaken van personen in Profit Windows.

Er is één profiel voor het aanmaken van personen, het profiel bepaalt de veldinstellingen (welke velden je moet invullen en de voorkeurwaarde per veld).

Raadpleeg ook de inrichting van dit onderdeel.

Persoon toevoegen:

  1. Open de site.
  2. Voeg de persoon toe.
  3. Vul de naam zo uitgebreid mogelijk in.

  4. Druk op Tab en de naamsvelden worden ingevuld.

  5. Vul de rest van de velden in en klik op Aanmaken.
  6. Controleer de eigenschappen van de persoon en vul deze eventueel aan.

Zie ook

Process

Persoon

Work area

CRM