thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

E-mailen en afdrukken rapporten inrichten

Je kunt rapporten, zoals offertes en facturen, aan de relaties verzenden via e-mail of afgedrukt op papier. Facturen kun je bovendien verstrekken als e-factuur, een bestandsformaat dat de ontvangende partij direct in haar software kan inlezen. Bij het verstrekken houdt Profit rekening met de voorkeur van de relatie.

Let op: 

Voor het e-mailen en afdrukken van loonstroken en jaaropgaven is een aparte beschrijving beschikbaar.

Video

Beschrijving

Profit bevat meegeleverde rapporten (lay-outs) voor alle offertes, orders, facturen, etc. die je nodig hebt in het verkooptraject. Je kunt deze zelf aanpassen, bijvoorbeeld voor reguliere verkopen, balie-/directfacturen, creditfacturen, buitenland-facturen, etc.

Deze rapporten verstrek je aan de relaties, hetzij via e-mail hetzij als afdruk per post.

App_E-mailen en afdrukken inrichten (Beschr) (10)

Als je kiest voor e-mail wordt het rapport als bijlage in pdf-vorm toegevoegd. In geval van een factuur per e-mail kan Profit bovendien een bijlage in UBL-vorm toevoegen, de zogenaamde e-factuur.

Wat de inrichting betreft hoef je, als je de rapporten alleen afdrukt en per post aan de relaties verstuurt (de kostbaarste en minst efficiënte methode), alleen de relaties in te stellen. Profit drukt de rapporten af op de lokale printer.

Als je van het snellere e-mail gebruik maakt, richt je ook de e-mailinstellingen in en kun je eventueel de berichtsjabloon van het e-mailbericht wijzigen.

Voor het verstrekken van verkoopfacturen als e-facturen, heeft Profit alleen het bankrekeningnummer voor e-facturen nodig.

Per inkoop-/verkooprelatie stel je in hoe deze de rapporten bij voorkeur wenst te ontvangen. Profit houdt hier automatisch rekening mee, maar je kunt hier altijd van afwijken mocht dit op een bepaald moment nodig zijn.

Je stelt ook de algemene contactpersoon in aan wie de rapporten verstuurd worden. Per specifiek rapporttype kun je een afwijkende verstrekkingswijze en contactpersoon instellen.

Voorbeeld:

Je stelt dus in het verkooprelatieprofiel in dat je in het algemeen de offertes, orders, etc. per e-mail als .pdf naar de Afdeling Inkoop van de firma X stuurt.

Voor de verkoopfacturen stel je in dat je deze als e-factuur naar de Financiële administratie van firma X stuurt.

De Output-actie houdt automatisch rekening met de Voorkeur verstrekkingswijze die je instelt bij de relatie. Ook de boekingslay-out kijkt naar deze instelling. Als je ingesteld hebt dat een vraag over e-mailen moet verschijnen, maar de verkooprelatie heeft als voorkeur 'afdrukken', dan zal de vraag niet verschijnen. Vanuit de boekingslay-out kun je alleen één rapport (offerte, factuur) verstrekken.

Verwerken

Als je een rapport verstrekt aan de relatie volgens de voorkeur verstrekkingswijze, dan is dat rapport Volledig verwerkt.

Als de relatie 'E-mail pdf' als voorkeur heeft, en je mailt een offerte naar deze relatie via de actie E-mailen of Output, dan is de regel volledig verwerkt. Als je de regel afdrukt via de actie Afdrukken, dus niet. Uitzondering hierop is dat bij verstrekken via de Output-wizard het veld Volledig verwerkt altijd op Ja wordt gezet. Ook worden de velden Afgedrukt ,Gemaild en Dossier op Ja gezet.

Voorbereiding

Werkwijze

Zie ook

Process

E-mail Afdrukken

Work area

Algemeen