Configuration du client pour le prélèvement automatique

Vous déterminez pour chaque client si vous voulez encaisser automatiquement les factures. Vous déterminez ainsi également si vous voulez encaisser le client en continu ou une seule fois. Si vous souhaitez l'encaisser en continu, déterminez le mode de prélèvement SEPA (Standard ou B2b) qui s'applique. Si vous souhaitez encaisser les factures par parties (versements échelonnés), définissez également la condition de paiement appropriée au niveau du client.

Vous pouvez déroger ponctuellement à ce paramètre dans les propriétés des postes impayés à encaisser (factures). Toutefois, vous ne pouvez pas vous écarter du mode de prélèvement SEPA (Standard ou B2B) au niveau du produit ou de la facture. Le mode de prélèvement SEPA par défaut Standard ou B2b vaut pour chaque client et pour toutes les factures.

• Pour les clients avec prélèvement automatique, Profit encaisse automatiquement chaque poste impayé. Vous pouvez cependant exclure des postes impayés spécifiques du prélèvement automatique.
• Pour les clients sans prélèvement automatique, Profit n’encaisse aucun poste impayé automatiquement. Pour des postes impayés spécifiques, vous pouvez cependant indiquer qu'ils doivent être néanmoins intégrés dans un ordre de prélèvement automatique.

Quelle est la durée de validité d'une autorisation de prélèvement ?

Une autorisation de prélèvement reste valide pendant la durée du versement échelonné que vous avez convenue avec votre client. Cependant, une autorisation qui n'a pas été utilisée pendant plus de 36 mois pour le dépôt d'un ordre de prélèvement est inactivée automatiquement. Pour plus d'informations à ce sujet, reportez-vous à la consultation d'une autorisation de prélèvement.

Attention:

• Vous pouvez encaisser un client depuis plusieurs administrations. Une autorisation de prélèvement doit être présente dans chacune de ces administrations. Cela est dû au fait que vous définissez Id de l'établ. prélèv. au niveau de l'administration dans Profit. Dès que vous sélectionnez Encaisser automatiquement au niveau du client, Profit crée une autorisation vide pour toutes les administrations dans lesquelles l'Id de l'établ. prélèv. est complété et pour lesquelles le format de fichier de prélèvement du numéro de compte bancaire de l'administration est défini sur SEPA Direct Debits.
• Vous pouvez ajouter plusieurs autorisations de prélèvement (mandats) par client et même par numéro de compte bancaire si cela s'avère nécessaire.
• Vous pouvez également définir pour un client une autorisation de prélèvement, sans que la case à cocher Encaisser automatiquement ne soit sélectionnée pour ce client. Cela peut être nécessaire, par exemple, si vous ne souhaitez pas encaisser automatiquement tous les types de factures pour un client, mais seulement les factures pour Abonnements (il s'agit d'une case à cocher dans abonnement).

Configurer les paramètres du client et l'autorisation de prélèvement pour le prélèvement automatique :

1. Allez vers : Comptabilité / Client / Client.
2. Ouvrez les propriétés du client.
3. Accédez à l'onglet : Compte bancaire/CCP.

   Vérifiez que le numéro de compte bancaire duquel vous voulez encaisser est défini. Pour les prélèvements SEPA, il doit s'agir d'un numéro IBAN.

   Si l'intitulé/le domicile du numéro de compte bancaire diffèrent de ceux du client, définissez ces données dans les propriétés du numéro de compte bancaire.

   Vous pouvez ajouter plusieurs numéros de compte bancaire pour un client/une relation de vente. Un seul numéro de compte bancaire est toujours défini comme préférentiel à l'onglet Paiement.

4. Accédez à l'onglet : Paiement.

   

5. Sélectionnez le numéro de compte bancaire par défaut à partir duquel vous voulez encaisser les montants sous Compte bancaire/CCP.
6. Sélectionnez la case à cocher Encaisser automatiquement.

   Profit vous demande si vous voulez aussi encaisser les postes déjà définis.

   Si oui, Profit sélectionne la case à cocher Prélèvement sur tous les postes impayés. Vous pouvez ainsi insérer ces postes dans un ordre de prélèvement. Profit reprend le paramètre Autorisation unique de prélèvement exigée dans les factures déjà présentes et crée une autorisation par facture lorsque ce paramètre est sélectionné.

7. Ne sélectionnez pas la case à cocher Comprimer.

   Les postes impayés du client sont encaissés séparément. Cela ne permet donc pas de compenser les notes de crédit.

8. Sélectionnez Autorisation unique de prélèvement exigée uniquement si une autorisation unique est exigée par facture pour ce client. Vous devez donc définir une autre autorisation de prélèvement par facture.

   Dans le cadre de l'ordre de prélèvement SEPA, la distinction entre les prélèvements uniques et continus a de l'importance.

   • Pour un prélèvement continu, sélectionnez uniquement Encaisser automatiquement et laissez Autorisation unique de prélèvement exigée désélectionné.

     Si vous définissez ce paramètre chez le client, vous devez ensuite définir les données d'autorisation pour ce client via Autorisations de prélèvement débiteurs.

   • Pour un prélèvement unique, sélectionnez aussi bien Encaisser automatiquement que Autorisation unique de prélèvement exigée.

     Si vous définissez ce paramètre chez le client, vous devez ensuite définir les données de l'autorisation de prélèvement par facture. Profit établit automatiquement une autorisation de prélèvement par facture dès que vous créez une facture pour ce client. Vous devez définir la date de l'autorisation de prélèvement de cette facture par le biais de l'affichage Autorisation de prélèvement Factures.

9. Profit remplit automatiquement Standard dans Mode prélèvement SEPA pour les prélèvements continus comme uniques d'un client. Ce mode de prélèvement assure une grande protection à la personne faisant l'objet du prélèvement, dont un droit de virement en retour (52 jours calendaires).

   Modifiez le mode de prélèvement B2b dans Mode prélèvement SEPA si vous souhaitez encaisser continuellement ce client et qu'un mode de prélèvement 'Professionnel' s'applique à ce client. Ce mode de prélèvement inclut un droit de virement en retour mais impose bien plus d'exigences en termes d'autorisation de prélèvement. Cette autorisation de prélèvement doit être enregistrée dans la banque propre de la personne faisant l'objet du prélèvement. La banque de débit (ou la banque de la personne faisant l'objet du prélèvement ou encore la banque du client) peut ainsi vérifier, dans le cadre d'une telle transaction professionnelle, si l'établissement procédant au prélèvement y est autorisé et ne l'exécutera pas en l'absence d'autorisation. Cette vérification constitue une garantie contre toute utilisation illégitime du mode de prélèvement professionnel qui n'est pas présente dans le mode de prélèvement par défaut.

   Profit ne prend pas en charge la combinaison du mode de prélèvement B2b et du prélèvement unique. L'établissement procédant au prélèvement ne peut pas vérifier si l'autorisation du client a été enregistrée auprès de sa banque et n'a donc pas d'assurance supplémentaire par rapport à la situation où le client promet lui-même d'acquitter le montant de la facture. Le prélèvement continu suppose qu'une relation est établie entre l'établissement procédant au prélèvement et le client et prévoit que le mode de prélèvement B2B comporte des avantages pour l'établissement procédant au prélèvement.

10. Accédez à l'onglet : Client.
11. Sélectionnez la condition de paiement du client. La condition de paiement sert à calculer la date d'échéance des factures.

    Sélectionnez une condition de paiement du type Echéances paiement si vous voulez encaisser les factures de ce client par versements échelonnés.

12. Accédez à l'onglet : Autorisation de prélèvement.

    

    Vous voyez que Profit a automatiquement ajouté une autorisation de prélèvement. La Date autorisation prélèvement de cette autorisation de prélèvement est vide et son Statut autorisation est défini sur A signer.

    Vous fournissez le formulaire d'autorisation au client en envoyant le formulaire par e-mail ou en l'imprimant. Dès que vous le recevez en retour, vous définissez la date d'autorisation dans les propriétés de l'autorisation de prélèvement.

    L'ordre de prélèvement ne reprend pas les factures de ce client tant qu'une Date autorisation prélèvement n'a pas été remplie.

13. Ouvrez les propriétés de l'autorisation de prélèvement (en double-cliquant) si vous souhaitez consulter ou modifier l'autorisation de prélèvement.

    Vous pouvez ajouter plusieurs autorisations de prélèvement par client si cela est nécessaire.

14. Cliquez sur : OK.

Voir aussi

• Consultation des autorisations de prélèvement