Consultation des autorisations de prélèvement

Vous consultez ou vérifiez les autorisations de prélèvement. Profit propose différents écrans pour consulter les données relatives aux autorisations.

Avant de réellement traiter l'ordre de prélèvement SEPA auprès de la banque, vous devez envoyer un message (annonce ou pré-notification) aux clients leur indiquant le montant que vous allez encaisser et à quel moment vous allez le faire. Vous pouvez mentionner cette annonce sur la facture.

Attention:

Vous pouvez autoriser l'élément de menu Autorisation de prélèvement  via le Outil d'autorisation.

Consulter et vérifier les autorisations de prélèvement :

1. Allez vers : Comptabilité / Client / Autorisation de prélèvement.
2. Ouvrir l'affichage :
   • Toutes les autorisations de prélèvement signées

     Cet affichage contient toutes les autorisations de prélèvement qui sont établies.

   • Client à autoriser

     L'affichage reprend tous les clients pour lesquels une autorisation de prélèvement continue est en attente de signature.

   • Facture à autoriser

     L'affichage reprend toutes les factures qui exigent une autorisation de prélèvement qui n'est pas encore signée.

   • Controle dubbele machtiging

     Vous utilisez cet affichage pour vérifier s'il y a des autorisations à double. Lors de la création d'un ordre de prélèvement, vous avez une erreur si un client a une autorisation de prélèvement à double. Vous pouvez afficher des autorisations des Administrations actuelles ou de Toutes les administrations.

   Dans l'écran d'exemple ci-dessous, vous voyez l'affichage Toutes les autorisations de prélèvement signées.

   

   Profit détermine le Référence autorisation via une fonction basée sur les propriétés du client. Il existe trois possibilités :

   • 'SR' + Numéro de client. Il s'agit d'une autorisation continue standard (Standard recurrent), comme Mode prélèvement SEPA = Standard et 'Autorisation de prélèvement exigée par facture' = 'N'
   • 'SO' + Numéro de client + numéro de facture. Il s'agit d'une autorisation unique standard (Standard One-off), comme Mode prélèvement SEPA' = 'Standard' en Autorisation de prélèvement exigée par facture' = 'O')
   • 'BR' + Numéro de client. Autorisation continue professionnelle (B2B Recurrent), comme Mode prélèvement SEPA = B2b

   Dans les propriétés de l'autorisation de prélèvement, le champ Référence autorisation est modifiable pour s'adapter aux cas exceptionnels. Cela signifie qu'en plus des chiffres de la caractéristique, vous pouvez également adapter les lettres.

   L'affichage indique le Numéro IBAN de l'autorisation de prélèvement et dans la colonne Voorkeur IBAN nr. du client. Il s'agit du numéro de compte bancaire défini à l'onglet Paiement dans les propriétés du client. Le numéro IBAN de l'autorisation de prélèvement peut être différent du numéro IBAN préféré si le client a plusieurs numéros de compte bancaire sur lesquels vous encaissez.

3. Ouvrez les propriétés de l'autorisation de prélèvement : double-cliquez sur la ligne ou cliquez sur l'action : Autorisation de prélèvement.
4. Accédez à l'onglet : Autorisation de prélèvement.

   

   Les paramètres de cette autorisation de prélèvement s'affichent.

   • La Date autorisation prélèvement est égale à la date 01-11-2009 sous les autorisations continues après la conversion de ClieOp vers le prélèvement SEPA (pour les Pays-Bas). Cela concerne les clients pour lesquels Encaisser automatiquement a été configuré au moment où vous avez configuré le format SEPA sur le numéro de compte bancaire de l'administration. Et ce même si en réalité elles ont été signées à une autre date ; il s'agit d'une convention dans les pays SEPA qui permet aux banques de reconnaître que l'établissement qui procède au prélèvement utilise une autorisation 'continue' pour la transaction de prélèvement SEPA concernée.

     Pour d'autres pays (par exemple la Belgique), à l'issue de la conversion, la date est vide sousDate autorisation prélèvement des autorisations continues et elles ont le statut A signer sousStatut autorisation.

     La Date autorisation prélèvement a la date que vous avez remplie lors de l'import si vous avez importé des autorisations de prélèvement après la conversion et si celles-ci font l'objet d'une correspondance. L'autorisation a donc le statut Actif sous Statut autorisation.

     La Date autorisation prélèvement est vide pour une nouvelle autorisation de prélèvement. Le cas échéant, vous remplissez la date dès que vous avez reçu l'autorisation du client (via le formulaire d'autorisation) et que vous la définissez.

   • Profit détermine la Date dernier prélèvement sur la base de la date à laquelle le client a fait pour la dernière fois l'objet d'un prélèvement via un ordre de prélèvement.
   • Profit détermine la Date d'échéance autorisation sur la base de la Date dernier prélèvement + 36 mois. Cela implique que Profit additionne 36 mois (3 ans) à la Date dernier prélèvement. Si la Date dernier prélèvement n'est pas remplie, cette date est égale à '01-02-2014' + 36 mois.

     Si vous encaissez de nouveau chez le client, la date d'échéance avance elle aussi.

     Si vous n'effectuez pas de prélèvement chez un client pendant 36 mois (3 ans), l'autorisation de prélèvement devient automatiquement inactive. Cela ne signifie pas que l'autorisation est vraiment échue et qu'il ne faut plus procéder à des prélèvements pour le client. Il s'agit d'un champ 'fictif' qui vous permet de vérifier pendant combien de temps il n'y a plus eu de prélèvements. la date d'échéance se rapproche alors de la date du jour. Autrement, celle-ci avance de 36 mois.

   Exemple : 

   Vous encaissez le 09-10-2016 , la situation se présente alors comme suit :

   Date dernier prélèvement: 09-10-2016

   Date d'échéance autorisation: 09-10-2019

   Si vous encaissez donc de nouveau chez le client, la date d'échéance avance elle aussi.

5. Accédez à l'onglet : Statut autorisation.

   

   Vous voyez les informations de statut de l'autorisation.

6. Profit définit automatiquement Code du dépôt de la transaction et Statut autorisation. Vous fournissez la valeur du Code du dépôt de la transaction de la transaction de prélèvement avec le fichier XML de l'ordre de prélèvement SEPA.

   Profit tient à jour l'historique des ordres de prélèvement y compris le statut par facture. En comparant les caractéristiques de la transaction de prélèvement actuelle (Caractéristique autorisation et numéro de compte) avec l'historique, Profit peut déterminer le Code du dépôt de la transaction :

   • Voiture Automatiquement sur la base de l'historique des prélèvements. Le statut AUTO apparaît au moment où l'autorisation de prélèvement est créée. Profit vérifie si une autorisation de prélèvement a déjà été créée sur cette relation de vente avec le numéro de compte dans le nouveau prélèvement. S'il n'existe aucun historique de prélèvement avec le numéro de compte, Profit attribue au prélèvement le statut FRST. Si le numéro de compte apparaît, le statut RCUR est insérée dans le fichier de prélèvement.
   • OOFF (‘One-Off’) Transaction de prélèvement unique, pour une facture qui a été encaissée dans sa totalité en une seule fois, même si la transaction de prélèvement a été refusée une fois, et même si la transaction de prélèvement a été contre-passée une fois.
   • Pour une transaction de prélèvement faisant partie d'une série, Profit détermine si le code doit être FRST ('First') Premier ordre dans une série de transactions de prélèvement ou RCUR ('Recurring') Ordre suivant dans une série de transactions de prélèvement). S'il n'y a pas d'historique des prélèvements, le code de remise a la valeurFRST (premier prélèvement d'une autorisation continue). La banque de l'encaissé (du client) refusera un RCUR si elle n'a jamais reçu de FRST.
   • FNAL ('Final') (Dernier ordre dans une série de transactions de prélèvement) peut être utilisé dans SEPA pour fournir la dernière transaction de prélèvement qui fait partie d'une série. Les banques et DNB ont toutefois déconseillé de l'utiliser. Le dernier prélèvement est donc simplement un RCUR.

   Vous pouvez utiliser cet onglet pour écraser manuellement, le cas échéant, les paramètres que Profit configure automatiquement. Modifiez ces données uniquement en concertation avec la banque ou le Support AFAS.

7. Cliquez sur : OK.

Consultation des autorisations de prélèvement SEPA de toutes les administrations

Le groupe de données standard des autorisations de prélèvement filtre les données selon l'Administration actuelle, c'est-à-dire l'administration que vous avez ouverte. Avec le groupe de données Autorisation de prélèvement SEPA pour clients (analyse), vous pouvez consulter les données de toutes les administrations dans les analyses et rapports. Si vous possédez plusieurs administrations et souhaitez voir toutes les données d'autorisation de prélèvement SEPA, vous pouvez ajouter un rapport ou une analyse basé sur le groupe de données Autorisation de prélèvement SEPA pour clients (analyse).