Ajout d'un ordre de prélèvement via SEPA

Vous ajoutez un nouvel ordre de prélèvement pour SEPA. Dans l'assistant, vous sélectionnez le numéro de compte bancaire configuré pour l'exécution des prélèvements SEPA et Standard ou B2b comme Mode prélèvement SEPA. Sélectionnez uniquement les postes impayés des clients qui sont configurés pour le prélèvement SEPA. L'ordre de prélèvement SEPA intègre uniquement les factures pour lesquelles une autorisation est établie.

Si vous avez indiqué sous un client que vous voulez encaisser automatiquement, Profit insère les postes impayés du client dans des ordres de prélèvement. Vous pouvez cependant exclure des postes spécifiques du prélèvement.

Ajout d'un ordre de prélèvement via SEPA

Profit ajoute un ordre de prélèvement avec les clients souhaités et les postes impayés à encaisser.

Ajout d'un ordre de prélèvement avec :

1. Allez vers : Comptabilité / Client / Ordre prélèvement.
2. Cliquez sur : Nouveau.
3. Spécifiez la période d’utilisation.

   

4. Sélectionnez le numéro de compte bancaire sur lequel vous voulez recevoir les paiements.
5. Sélectionnez avec les critères de sélection les postes impayés à encaisser :
   • Par défaut, Profit reprend uniquement les postes impayés échus à la Date référence et dans lesquels la case à cocher Prélèvement automatique est sélectionnée.
   • Si, pour des clients, vous reprenez aussi les factures non échues, Profit reprend les factures non échues des clients dans la sélection. Cependant, vous devez encore sélectionner manuellement ces factures non échues à l'onglet Factures dans les propriétés de l'ordre de prélèvement avant de traiter l'ordre si vous voulez effectivement les retrouver dans le fichier de prélèvement.
6. Définissez la date à laquelle la banque doit traiter le paiement sous Date de traitement préférentielle.

   Les postes impayés sont comptabilisés à cette date. La date de pièce comptable de la saisie financière, issue de l'ordre de prélèvement, est égale à la Date de traitement préférentielle, non à la Date système (la date de création de l'ordre proprement dit).

7. Sélectionnez la description dans Info sur ordre. C'est le libellé qui apparaît sur l'extrait de compte des clients :
   • Dans Uniquement mention description fixe, vous saisissez le libellé fixe qui s'applique à tous les postes dans le fichier de prélèvement. Le libellé fixe est uniquement destiné à votre propre extrait de compte, il n'est pas transmis au client. Si vous utilisez uniquement un libellé fixe, le risque est grand que vos clients ne sachent pas quel(s) poste(s) ouvert(s) vous avez encaissé(s).
   • Si vous choisissez d'indiquer (aussi) les numéros de facture, Profit insère les numéros de facture ou le libellé de la saisie suivant que vous avez sélectionné ou non la case à cocher Reprendre libellé de l'écriture dans les paramètres d'administration (Comptabilité / Gestion / Paramètres d'administration, onglet Paiement/Encaissement.) Si vous avez défini Reprendre libellé de l'écriture, le libellé de la saisie est sauvegardé au lieu du numéro de facture. Si vous n'avez pas sélectionné la case à cocher Reprendre libellé de l'écriture, Profit reprend les numéros de facture dans le libellé. Si, en revanche, vous avez défini l'option Reprendre libellé de l'écriture, Profit reprend le libellé de la saisie dans le libellé, au lieu du numéro de facture.
   • Si vous voulez enregistrer les numéros de facture (ou le libellé de la saisie) et un libellé fixe dans le fichier, sélectionnez la case à cocher Mentionner description fixe et numéro(s) facture.

   Attention:

   Le libellé fixe est uniquement destiné à votre propre extrait de compte, il n'est pas transmis au client. Les numéros de facture (ou le libellé de la saisie) sont effectivement transmis au client.

   La longueur totale du libellé dans le fichier de prélèvement est de quatre lignes. Si vous commencez par un libellé fixe, il reste moins de place pour les numéros de facture ou les libellés de saisie.

8. Sélectionnez les clients souhaités (de...à).
9. Sélectionnez Standard ou B2b dans Mode prélèvement SEPA.

   Profit sélectionne ainsi uniquement les postes impayés des clients configurés pour le mode de prélèvement SEPA Standard ou B2b.

10. Cliquez sur : Suivant.
11. Désélectionnez les postes impayés que vous ne souhaitez pas reprendre.

    Lorsque vous excluez ainsi des clients du prélèvement, la case à cocher Prélèvement automatique reste activée dans les propriétés du poste impayé. Vous pouvez ainsi reprendre le poste impayé dans un ordre ultérieur.

    Profit sélectionne les postes impayés à 8 jours avant la date d'échéance. Ce parce qu'avec un FIRST, la banque 'retient' un poste pendant 6 jours ouvrables et qu'il y a toujours un week-end entre-deux. S'il s'avère durant le traitement de l'ordre qu'il s'agit d'un poste RCUR (faisant suite à un FIRST), Profit examine encore la bonne date d'échéance (moins 3 jours).

    Etant donné que FIRST et RCUR peuvent se chevaucher, Profit doit donc tenir compte du maximum (8 jours) dans cet écran de sélection. Pour plus d'informations sur la Sélection de postes impayés dans l'ordre de prélèvement.

12. Cliquez sur : Terminer.

    Les factures sont sélectionnées pour le prélèvement.

    Attention:

    Si vous utilisez la file d'attente, Profit place cette tâche dans la file d'attente. Tandis que la tâche est exécutée dans la file d'attente, vous pouvez simplement continuer à travailler. Voir : Utilisation et gestion de la file d'attente

    Dans AFAS Online, la file d'attente est toujours activée. La tâche est donc toujours effectuée via la file d'attente.

Sélection de clients avec des postes impayés dans l'ordre de prélèvement via SEPA

Profit tient à jour l'historique des ordres de prélèvement y compris le statut par poste impayé (facture). En comparant les caractéristiques de la transaction de prélèvement actuelle (Caractéristique autorisation et numéro de compte) avec l'historique, Profit détermine automatiquement le Code du dépôt de la transaction (FRST, RCUR, OOFF, etc.). Cette valeur de la transaction de prélèvement est reprise dans le fichier XML de l'ordre de prélèvement SEPA.

Vous pouvez encaisser plusieurs factures chez un client avec différents propres numéros de compte bancaire (de la même banque, donc avec le même BIC). La première facture est encaissée avec Code du dépôt de la transaction FRST et la deuxième facture et les factures suivantes avec le code d'encodage RCUR. Autrefois, la deuxième facture qui était encaissée avec un autre propre numéro de compte bancaire avec le même BIC, était rejetée par la banque, parce que cette deuxième facture était aussi proposée avec un code d'encodage FRST par Profit. Soit le cas suivant : Vous avez par exemple deux numéros de compte bancaire A et B de la même banque avec le même BIC. Le code d'encodage FRST est utilisé dans le premier ordre de prélèvement avec le numéro de compte bancaire A et le code d'encodage RCUR est utilisé dans le deuxième ordre de prélèvement avec le numéro de compte bancaire B.

Lors du dépôt des fichiers de prélèvement, vous ne devez pas remettre ces fichiers séparément sur la base du Code du dépôt de la transaction. Profit le fait automatiquement.

Heures de dépôt et de traitement d'un prélèvement SEPA

Pour le prélèvement SEPA, les banques utilisent automatiquement un certain nombre de 'jours supplémentaires' : si vous soumettez un ordre de prélèvement, celui-ci n'est traité qu'après écoulement de cet ensemble de 'jours supplémentaires'. La période de livraison pour les prélèvements européens Standard est de 5 jours ouvrables pour le premier ordre et de 2 jours ouvrables pour les ordres suivants. Pour un B2B, il s'agit d'un jour ouvré pour le premier ordre et pour les ordres suivants.

Profit tient compte de ce nombre de jours de livraison et de traitement par rapport à la date d'échéance des factures. Profit détermine cela comme suit lors de la sélection des factures pour l'ordre de prélèvement :

• Pour les autorisations uniques SEPA (OOFF), la facture du client est intégrée dans le prélèvement lorsque la date de référence de l'ordre de prélèvement se situe à moins de 8 jours de la date d'échéance.
• Pour les autorisations continues Standard SEPA (FRST), la première facture du client est intégrée dans le prélèvement lorsque la date de référence de l'ordre de prélèvement se situe à moins de 8 jours de la date d'échéance.
• Pour les autorisations continues Standard SEPA (RCUR), la deuxième facture du client et les suivantes sont intégrées dans le prélèvement lorsque la date de référence de l'ordre de prélèvement se situe à moins de 3 jours de la date d'échéance.
• Pour les autorisations continues Business to Business (B2B), les factures du client sont intégrées dans le prélèvement lorsque la date de référence de l'ordre de prélèvement se situe à moins de 2 jours de la date d'échéance.
• Pour une facture avec Echéances de paiement, la date d'échéance de l'échéance de paiement est appliquée.

Profit examine le poste impayé puis l'autorisation, et la date d'échéance est donc adaptée en conséquence. Par exemple, lorsque la date d'échéance d'une facture est le 20-12-2015 (avec Standard OOFF), Profit sélectionne cette facture lorsque la date de référence de l'ordre de prélèvement est le 12-12-2015, à savoir 8 jours avant la date d'échéance (20-12-2015).

Après la sélection des clients (avec des postes impayés qui font l'objet d'autres filtres, e.a. agrégation et facture la plus ancienne), les factures effectives sont recherchées et placées dans le fichier (sélectionnées par une coche ou non). Ce n'est qu'alors que vous pourrez vraiment voir, dans l'écran des propriétés de l'ordre de prélèvement, quelles factures sont reprises dans l'ordre de prélèvement. Lors de la création d'un ordre de prélèvement, le système examine effectivement par facture lesquelles doivent être reprises et lesquelles pas encore.

Le total des factures sélectionnées peut donc être différent du solde ouvert que vous voyez dans les affichages avec la sélection des clients. Profit ne peut notamment pas placer dans cet affichage toutes les conditions, les exceptions et les conditions SEPA spéciales.

Attention: 

Si c'est la première fois qu'un client est repris dans un prélèvement SEPA, il est donc possible qu'1 seule facture soit sélectionnée. Ce n'est que lors d'un run de prélèvement suivant que Profit reprend les autres factures (sauf si le client fait l'objet d'une agrégation).

Plusieurs numéros de compte bancaire

Vous pouvez encaisser plusieurs factures chez un client avec différents propres numéros de compte bancaire (de la même banque, donc avec le même BIC). La première facture est encaissée avec Code du dépôt de la transaction FRST et la deuxième facture et les factures suivantes avec le code d'encodage RCUR. Autrefois, la deuxième facture qui était encaissée avec un autre propre numéro de compte bancaire avec le même BIC, était rejetée par la banque, parce que cette deuxième facture était aussi proposée avec un code d'encodage FRST par Profit. Soit le cas suivant : Vous avez par exemple deux numéros de compte bancaire A et B de la même banque avec le même BIC. Le code d'encodage FRST est utilisé dans le premier ordre de prélèvement avec le numéro de compte bancaire A et le code d'encodage RCUR est utilisé dans le deuxième ordre de prélèvement avec le numéro de compte bancaire B.

Configuration d’un prélèvement partiel

Vous pouvez choisir d’encaisser une partie d’une facture. Le montant restant subsiste comme poste ouvert.

Attention:

Pour configurer un prélèvement ou paiement partiel, vous devez être autorisé à mettre à jour l’onglet Généralités de Factures à payer.

Configurer un prélèvement partiel :

1. Ajoutez un ordre de prélèvement de la manière habituelle, avec Comptabilité / Client / Ordre prélèvement, en suivant la procédure décrite ci-dessus.
2. Accédez ensuite aux propriétés de cet ordre de prélèvement.
3. Accédez à l'onglet : Factures.
4. Double-cliquez sur la ligne de la facture pour laquelle vous voulez configurer un prélèvement partiel.
5. Sélectionnez la case à cocher Encaissement partiel.
6. Saisissez le montant dans le montant que vous voulez encaisser.
7. Cliquez sur : OK.