Envoi par e-mail ou impression d'une spécification de prélèvement

Vous utilisez une spécification de prélèvement lorsque le client souhaite une spécification de la ou des factures que vous encaissez. Vous envoyez la spécification de prélèvement par e-mail (en pièce jointe du modèle de message pour les spécifications de prélèvement) ou vous l'imprimez.

Le rapport Spécification prélèvement filtre sur le champ Spécification prélèvement et affiche uniquement les lignes définies sur Ja . Vous complétez ce champ dans les propriétés du client, à l'onglet Paiement. Vous devez tenir compte des points d'attention suivants :

• Si vous sélectionnez le champ Spécification prélèvement dans les propriétés du client et si vous générez ensuite un nouvel ordre de prélèvement, les lignes figureront dans le rapport.
• Si vous sélectionnez le champ dans les propriétés du client, seules les nouvelles lignes apparaîtront dans le rapport, et non toutes les lignes générées.
• Le rapport n'applique pas de filtre sur le champ Comprimer.

Vous pouvez copier le rapport et modifier le filtre dans la copie.

Attention:

Avant de pouvoir envoyer par e-mail des spécifications de prélèvement, vous devez d'abord procéder à la configuration. Vous déterminez par client si celui-ci reçoit une spécification de prélèvement ainsi que le mode d'envoi.

Profit ajoute la spécification de prélèvement au rapport que vous avez lié dans les propriétés du numéro de compte bancaire sous l'onglet Prélèvement.

Envoi par e-mail ou impression d'une spécification de prélèvement

Vous pouvez envoyer par e-mail ou imprimer la spécification de prélèvement.

Envoi par e-mail ou impression d'une spécification de prélèvement :

1. Allez vers : Comptabilité / Client / Ordre prélèvement.
2. Sélectionnez l'ordre de prélèvement traité.
3. Cliquez sur l'action : Spécification prélèvement.
4. Sélectionnez la case à cocher Alleen nog niet verwerkte [aanmaningen/rekeningoverzichten, e.d] verwerken si vous souhaitez traiter des lignes qui n'ont pas encore été imprimées/envoyées par e-mail.
5. Sélectionnez une autre imprimante si vous souhaitez imprimer à partir d'une autre imprimante.
6. Sélectionnez un autre bac d'imprimante si vous souhaitez imprimer à partir d'un autre bac d'imprimante.
7. Sélectionnez la case à cocher Fournir une alternative si vous souhaitez distribuer toutes les lignes de la même façon et donc, ne pas tenir compte du Mode d'envoi préférentiel paramétré dans les relations d'achat/de vente.
   1. Sélectionnez le mode de distribution divergent qui sera le même pour toutes les lignes, à savoir : Imprimer, Impression + e-mail PDF ou E-mail PDF. Pour les factures, vous pouvez également sélectionner l'option E-mail e-facture + PDF.
   2. Sélectionnez un rapport divergent (autre que celui défini dans le profil de relation d'achat/de vente).
   3. Sélectionnez un Modèle de message si vous avez sélectionné une des options e-mail en guise de mode de distribution divergent.
8. Sélectionnez la case à cocher Sauvegarder dans dossier si vous souhaitez sauvegarder les rapports fournis dans le dossier de la (des) relation(s).
9. Au besoin, sélectionnez un autre tri.
10. Sélectionnez la case à cocher Décroissant si vous souhaitez imprimer par ordre décroissant.
11. Cliquez sur : Suivant.

    Vous visualisez maintenant un aperçu des clients auxquels vous envoyez un rappel et le mode d'envoi.

12. Sélectionnez une ligne comportant le mode d'envoi Imprimer.
13. Cliquez sur l'action : Exemple.
14. Contrôlez le rapport.
15. Pour le mode d'envoi Envoyer par e-mail, vous pouvez afficher un exemple en appuyant sur l'action Exemple e-mail.
16. Cliquez sur : Terminer.
17. Cliquez sur : OK dans le message indiquant que le traitement est prêt.

Fonctionnement de l'impression ou de l'envoi par e-mail de la spécification de prélèvement

Vous déterminez par client le mode d'envoi :

• Lorsque vous imprimez la spécification de prélèvement, celle-ci contient toutes les factures qui figurent dans l'ordre de prélèvement. Vous obtenez ainsi une seule spécification de prélèvement pour tous les clients.
• Si vous envoyez la spécification de prélèvement par e-mail, chaque client reçoit une spécification de prélèvement avec les factures encaissées par vos soins. Ce message a un expéditeur et un corps de message par défaut. La spécification est jointe à l'e-mail sous forme de PDF.
• Combinaison des possibilités énumérées plus haut.

La spécification de prélèvement n'est envoyée automatiquement par e-mail que la première fois que vous envoyez un ordre de prélèvement. Si par la suite, vous exécutez à nouveau l'action Spécification prélèvement, plus aucun e-mail n'est envoyé. La spécification de prélèvement contient alors uniquement les lignes de facture agrégées.

Consultation de spécifications de prélèvement à l'aide d'un rapport

Vous pouvez consulter les spécifications de prélèvement au moyen d'un rapport.

Consultation de spécifications de prélèvement à l'aide d'un rapport :

1. Allez vers : Comptabilité / Export / Gestion / Rapport.
2. Sélectionnez le rapport : Spécification encaissement clients (Profit).
3. Cliquez sur l'action : Exécuter.
4. Spécifiez la période d’utilisation.
5. Cliquez sur : Terminer.