Génération et journalisation d’un fichier de prélèvement

Vous générez le fichier de prélèvement et l'envoyez à la banque ou à Equens. Les montants sont encaissés auprès du client et transférés sur votre numéro de compte bancaire. Les quantités maximales suivantes s'appliquent pour les postes à déposer (Rabo 1 500, ABN-Amro 3 000, ING 5 000, Equens 100 000). Le dépôt du fichier à la banque n’est pas expliqué dans l’Aide Profit. Si vous avez des questions à ce sujet, vous devez contacter la banque.

Lors de la génération du fichier de prélèvement, un numéro de lot est sauvegardé dans l’ordre de prélèvement et dans la lettre d’ordre. Vous utilisez ce numéro de lot lors du traitement de l'ordre de prélèvement en liant le numéro de lot à la saisie de l'extrait de compte.

Outre la génération du fichier, Profit exécute les actions suivantes :

• L’ordre de prélèvement reçoit le statut En route.
• La Date dernier prélèvement de chaque autorisation qui apparaît dans l'ordre de prélèvement est mise à jour avec laDate de traitement préférentielle de la transaction de prélèvement dans le fichier de prélèvement. La Date d'échéance autorisation est mise à jour avec la Date dernier prélèvement + 36 mois.
• La Date dernier prélèvement initiale de l'autorisation est sauvegardée avec la facture dans l'affichage 'Factures à encaisser', dans les propriétés de l'ordre de prélèvement. Profit peut éventuellement restaurer la valeur originale lorsque la facture est contre-passée.
• Les postes impayés sont comptabilisés sur le compte Bedragen onderweg.

Lorsque vous générez un fichier de prélèvement, Profit retire les postes impayés directement. Si le processus de prélèvement se déroule normalement, vous pouvez considérer que le poste impayé sera rapidement payé.

L’écriture comptable suivante est créée pour chaque poste impayé :

Le compte Incasso's onderweg et le journal sont liés dans les propriétés du numéro de compte bancaire sur lequel est effectué le prélèvement. Vous définissez le compte Incassokorting et le montant ou pourcentage de réduction dans les paramètres d'administration.

Lorsque vous recevez les paiements, Profit saisit sur le compte d'attente Incasso's onderweg des contre-passations qui le rééquilibrent (en cas de réception de tous les paiements de l'ordre).

Si le client annule le prélèvement, vous annulez l'ordre de prélèvement. Profit effectue alors une contre-passation, qui fait à nouveau apparaître des postes impayés :

Traitement d'un ordre de prélèvement et génération d'un fichier

Vous traitez un ordre de prélèvement et générez un fichier de prélèvement, et éventuellement, une lettre d'ordre.

Traiter un ordre de prélèvement et générer un fichier :

1. Allez vers : Comptabilité / Client / Ordre prélèvement.
2. Sélectionnez l’ordre non traité.
3. Cliquez sur : Traiter ordre d'encaissement.
4. Saisissez l’emplacement du fichier.
5. Indiquez si Profit doit générer une lettre d'ordre pour la banque.
6. Cliquez sur : Terminer.
7. Si vous utilisez la file d'attente, cliquez sur : OK avec le message indiquant que le fichier des factures est créé via la file d'attente.
8. Si vous utilisez la file d'attente, vous devez IMPERATIVEMENT récupérer le fichier dans la liste d'attente.
   1. Cliquez sur l'action : File d'attente.
   2. Vous pouvez voir toutes les tâches avec un statut.
   3. Sélectionnez la tâche en lot Traitement d'un ordre bancaire.
   4. Cliquez sur l'action : Traiter.

      En traitant les lignes de la file d'attente, Profit transfèrera les fichiers vers le poste de travail. Les fichiers de prélèvement et de paiement sont alors enregistrés au bon endroit et la lettre d'ordre peut éventuellement être imprimée.

   5. Fermez l'écran.

   Attention:

   Vous devez ensuite IMPERATIVEMENT encore récupérer le fichier via la file d'attente via l'action Traiter si vous travaillez avec la file d'attente. Cette action peut uniquement être exécutée par le même utilisateur que celui qui a traité l'ordre. En traitant les lignes de la file d'attente, Profit transférera les fichiers vers votre poste de travail. Les fichiers de prélèvement et de paiement sont alors enregistrés au bon endroit et la lettre d'ordre peut éventuellement être imprimée.

   Profit affiche la lettre d'ordre immédiatement, mais vous pouvez aussi la consulter ultérieurement avec l'action Lettre ordre. N'oubliez pas de signer la lettre d'ordre avant de l'envoyer à la banque ou 'Equens'. Le lettre d'ordre n'est pas nécessaire pour envoyer le fichier par Telebanking.

Impression séparée d'une lettre d'ordre

Vous pouvez imprimer séparément une lettre d'ordre pour la banque. Une lettre d'ordre est souvent exigée par la banque si vous envoyez l'ordre de paiement sur Equens.

Impression séparée d'une lettre d'ordre :

1. Allez vers : Comptabilité / Client / Ordre prélèvement.
2. Sélectionnez l'ordre de prélèvement.
3. Cliquez sur l'action : Lettre ordre.

Contrôle hash des fichiers SEPA

Profit est compatible avec le contrôle SHA (Secure Hash Algorithm) pour la protection des fichiers de paiement et de prélèvement. Ce total hash est un nombre de contrôle calculé par Profit à l'aide des numéros de compte et des montants qui apparaissent dans le fichier. Pour chaque fichier SEPA créé, Profit calcule ce nombre de contrôle conformément à la fonction hash SHA-1 ou SHA-256.

Si des modifications sont apportées dans les lignes du fichier, la banque détecte que le total hash n'est plus conforme, et le fichier sera rejeté. Cela permet de garantir que personne ne peut apporter de modifications à un fichier de paiements ou de prélèvements avant qu'il ne parte pour la banque.

Profit enregistre le nouveau nombre de contrôle et la méthode de contrôle avec l'ordre et vous pouvez ajouter des champs aux affichages de l'ordre de paiement ou de prélèvement. Pour cela, les champs Caractéristique d'intégrité et Méthode caractéristique d'intégrité sont disponibles dans le groupe de données. Ces champs ont été ajoutés aux rapports fournis par défaut pour les lettres d'ordre de SEPA. Ajoutez le champ Caractéristique d'intégrité également aux propres rapports et affichages afin de les avoir à portée de main lors du contrôle.

Sélectionnez la méthode de contrôle dans les propriétés du numéro de compte bancaire. Le contrôle que vous sélectionnez dépend de la banque. Vous pouvez demander à la banque quel contrôle appliquer.

Attention:

Vous pouvez uniquement montrer le champ Caractéristique d'intégrité sur le rapport si vous avez indiqué dans les propriétés du numéro de compte bancaire que vous travaillez avec le contrôle hash. Vous paramétrez cela via Généralités / Configuration / Paramètres paiements / Compte bancaire, onglet Compte bancaire. Le rapport pour la lettre d'ordre affiche ensuite cette caractéristique avec le prochain ordre de paiement créé dans SEPA. L'ordre de paiemetn doit être traité (statut en cours) sans quoi la valeur de la caractéristique d'intégrité ne sera pas complétée.

Après avoir téléchargé le fichier à la banque, la banque affiche le même nombre de contrôle, ce qui permet un contrôle visuel. Par exemple, vous pouvez comparer les 5 derniers chiffres. Malheureusement, les banques n'offrent pas d'autres possibilités de contrôle. AFAS n'est pas en mesure de vous indiquer les banques qui affiche ou non ce chiffre de contrôle lors de l'upload. Vous pouvez poser la question à la banque.