Lorsque vous travaillez avec Profit Projets et Profit Comptabilité, vous pouvez saisir des factures d'achat et des saisies de coûts à partir de Profit Comptabilité en tant que saisie du projet.

En cas de facturation automatique, vous pouvez taxer au commanditaire sur une "base de régie" les factures d’achat et autres coûts transférés, ainsi que les heures, le matériel et les unités. Lors de la saisie de la facture d’achat ou de la saisie de coûts, vous pouvez l’indiquer et définir en même temps un pourcentage de supplément à appliquer au montant à taxer.

Il est également possible de transférer des factures de vente ou des recettes de Profit Comptabilité vers Profit Projets.

Une saisie depuis Profit Comptabilité sur un projet est parfois également qualifiée de 'saisie de projet'.

Plus d'informations :

• Transférer des factures d'achat et des coûts depuis la Comptabilité
• Configuration du compte du grand livre pour le transfert d’achats vers des projets

Par défaut, vous ne pouvez saisir dans le coût réel aucun article en stock avec contrôle du stock si vous utilisez l'intégration entre Profit Projets et Profit Gescom. Profit signale dans un message si vous saisissez un tel article. Vous travaillez alors avec clôturer un bon de livraison dans Profit Gescom et Profit le transfère vers le coût réel. En effet, si la case à cocher Gérer stock est sélectionnée dans les propriétés de l'article, un mouvement de stock a lieu lorsque vous créez un bon de livraison ou une facture comptoir/directe (bon de livraison et facture en un même document).

Cependant, si vous souhaitez qu'il soit possible de saisir directement des articles en stock à l'aide du coût réel (sans bon de livraison), vous devez modifier les paramètres du lay-out de saisie avec Généralités / Gestion / Lay-out de saisie. Ouvrez le lay-out de saisie pour Coût réel par ligne et sélectionnez la case à cocher Autoriser articles contrôlant le stock dans l'onglet Paramètres généraux.

Plus d'informations :

• Lay-out de saisie

Ce message apparaît lors du contrôle sur la double combinaison projet/type de travail dans les paramètres du lay-out de saisie du Calcul du coût de revient réel par semaine.

Modifier le lay-out de saisie pour le coût réel par semaine :

1. Allez vers : Généralités / Gestion / Lay-out de saisie.
2. Ouvrez le lay-out de saisie ou ajoutez un nouveau lay-out de saisie basé sur le lay-out de saisie existant Calcul du coût de revient réel par semaine.
3. Accédez à l'onglet : Paramètres généraux.
4. Sélectionnez Contrôle double combinaison projet/type de travail si vous voulez que Profit vérifie qu'il n'y ait pas deux saisies pour un même jour avec la combinaison projet/type de travail. Désélectionnez ce champ si vous ne voulez pas de contrôle là-dessus.

Plus d'informations :

• Modifier le lay-out de saisie pour le Coût réel par semaine

Le message apparaît si vous avez rempli pour une ligne de saisie une combinaison non valable, d'un projet et d'un type de travail par exemple. Si vous travaillez avec des combinaisons valides, toutes les saisies dans le coût réel doivent correspondre à une combinaison valide. Cela vaut également pour les offres/coûts prévisionnels dans la mesure où ceux-ci sont paramétrés chez vous.

• Contrôlez si vous avez rempli une combinaison valide, d'un groupe de projet et d'un groupe d'intégration par exemple, ou d'un projet et d'un type de travail. Modifiez les valeurs spécifiées sur la ligne de saisie pour qu’elles correspondent à une combinaison valide.
• Contrôlez si la combinaison valide est présente ou ajoutez-la.
• Si vous ne souhaitez pas utiliser des combinaisons valides pour les offres / les coûts prévisionnels, procédez aux paramétrages suivants :
  1. Allez vers : Projets / Gestion / Paramètres / Projet (ou Heures/Déclarations / Gestion / Paramètres / Projet).
  2. Accédez à l'onglet : Projets
  3. Désélectionnez la case Utiliser combinaisons valides dans Offre.

Plus d'informations :

• Configurer une combinaison valide

Les conditions de configuration suivantes doivent être remplies :

• Disposition type calcul à postériori dans les Paramètres généraux via Généralités / Environnement / Gestion / Propriétés, onglet Intégration d'agenda.
• Coûts réels vers agenda est sélectionné dans le Projet via Projets / Projet / Projet, ouvrez les propriétés du projet / l'onglet Généralités est sélectionné.
• Coûts réels vers agenda est sélectionné dans le Type de travail via Projets / Article / Type de travail, ouvrez les propriétés du type de travail / onglet Extra.

  ou via Heures/Déclarations / Article / Type de travail, propriétés du type, onglet Extra.

• L'employé doit être lié à l'utilisateur (faute de quoi celui-ci n'a pas d'agenda).
• Le coût réel par ligne doit contenir une heure de début et une heure de fin pour le bon projet pour le bon type de travail.

  A cet effet, vous devez adapter le lay-out de saisie pour le coût réel par ligne.

  Vous pouvez ajouter ces champs au niveau de la ligne dans les propriétés du lay-out de saisie via Généralités / Gestion / Lay-out de saisie, ouvrez les propriétés du lay-out de saisie / onglet Ligne.

Plus d'informations :

• Configurer l'intégration entre l'Agenda Profit et le Coût réel

La date de référence d'un coût prévisionnel exerce une influence sur les données suivantes en fonction de la date :

• Tarif vente
• Tarif prix de revient
• Code dép. de l'employé

  Exemple :

  Vous ajoutez à un coût prévisionnel existant de nouvelles lignes de coût prévisionnel avec de nouveaux employés. Profit reprend l'unité organisationnelle en fonction de la date dans Profit HRM. La date utilisée par Profit dans ce contexte est le champ Date référence provenant de la ligne de coût prévisionnel. Le prix de revient est également repris des tarifs en fonction de la date, Profit utilise à cet effet la même date provenant de la Date référence. Il peut arriver que Profit ne reprenne pas le Code dép. et le Tarif prix de revient dans la ligne de coût prévisionnel.

   

Vous devez tenir compte du fait que la date de référence est déterminante pour la récupération de la bonne date. La date de référence exerce également une influence si vous modifiez un coût prévisionnel existant.

Vous pouvez rencontrer une ancienne Date référence. Vous la remplissez en effet lors de l'ajout d'un nouveau coût prévisionnel. Vous pouvez modifier la Date référence. Profit recalculera le coût prévisionnel.

Vous pouvez rencontrer une ancienne Date de référence. Vous la remplissez en effet lors de l'ajout d'un nouveau coût prévisionnel. Vous pouvez modifier la Date de référence. Profit recalculera le coût prévisionnel.

Plus d'informations :

• Recalculer le coût prévisionnel / l'offre sur la base d'une date de référence

Vous pouvez envoyer un coût prévisionnel/une offre par e-mail. Vous envoyez ainsi le coût prévisionnel/l'offre sélectionné(e) sous forme de document PDF qui sera ajouté dans l'e-mail comme pièce jointe.

Si vous souhaitez envoyer par e-mail et/ou imprimer plusieurs factures simultanément, vous devez utiliser l’assistant d’output.

Attention:

Suivant le lay-out choisi, seules les lignes du coût prévisionnel/de l'offre dans lesquelles la case à cocher Taxer est sélectionnée sont imprimées lors de l'envoi par e-mail et de l'impression des offres. Seules ces lignes sont considérées comme des lignes d'offre.

Cela s'applique au rapport d'offre livré par défaut, mais vous pouvez créer un rapport personnalisé et le sélectionner dans les paramètres.

Plus d'informations :

• Envoyer un coût prévisionnel par e-mail
• Configurer l'impression ou l'envoi par e-mail de coûts prévisionnels et d'offres

Le message apparaît si vous avez rempli pour une ligne de saisie une combinaison non valable, d'un projet et d'un type de travail par exemple. Si vous travaillez avec des combinaisons valides, toutes les saisies dans le coût réel doivent correspondre à une combinaison valide. Cela vaut également pour les offres/coûts prévisionnels dans la mesure où ceux-ci sont paramétrés chez vous.

• Contrôlez si vous avez rempli une combinaison valide, d'un groupe de projet et d'un groupe d'intégration par exemple, ou d'un projet et d'un type de travail. Modifiez les valeurs spécifiées sur la ligne de saisie pour qu’elles correspondent à une combinaison valide.
• Contrôlez si la combinaison valide est présente ou ajoutez-la.
• Si vous ne souhaitez pas utiliser des combinaisons valides pour les offres / les coûts prévisionnels, procédez aux paramétrages suivants :
  1. Allez vers : Projets / Gestion / Paramètres / Projet (ou Heures/Déclarations / Gestion / Paramètres / Projet).
  2. Accédez à l'onglet : Projets
  3. Désélectionnez la case Utiliser combinaisons valides dans Offre.

Plus d'informations :

• Configurer une combinaison valide

Dans les paramètres des Projets, vous pouvez définir si le Numéro de l'offre doit être égal au Numéro de projet. Profit a besoin d'un numéro de projet pour pouvoir appliquer un numéro d'offre. Le cas échéant, lors de la saisie du coût prévisionnel ou de l'offre, vous devez obligatoirement remplir le chamProjet.

S'il peut toutefois se produire chez vous que vous ne vouliez pas encore créer de projet au stade de l'offre, par exemple parce que le projet n'est créé que lors de la signature de l'offre / du coût prévisionnel, vous pouvez modifier ces paramètres en sélectionnant dans les paramètres une autre méthode pour la numérotation du coût prévisionnel/de l'offre.

Plus d'informations :

• Numérotation de coût prévisionnel

Plusieurs administrations

Profit détermine dans quelle administration facturer et journaliser à l'aide du champ Administration d'un projet.

De plus, il est important de savoir quel journal de ventes est paramétré via Généralités / Configuration / Paramètres intégration / Type intégration dans les propriétés du type d'intégration pour les factures. Le type d'intégration est créé par administration.

Si vous utilisez TEC dans l'administration du projet, vous ne pouvez pas compléter ni modifier le champ Administration dans les propriétés du projet ou dans le groupe de projet.

Plus d'informations :

• Configurer manuellement les factures de projet de plusieurs administrations

Le numéro de facture est attribué à la facture lorsque celle-ci est terminée. Si vous voulez apprendre lors de la facturation quel numéro est utilisé pour cette facture, vous pouvez consulter le compteur de factures. Le compteur de factures est lié à un journal.

Consulter le dernier numéro de facture utilisé :

1. Allez vers : Comptabilité / Grand livre / Journal.
2. Vous voyez l'affichage des journaux.
3. Contrôlez le dernier numéro de facture utilisé dans la colonne Dernier n° de facture du journal concerné.

Modifier les paramètres du compteur de factures :

1. Allez vers : Généralités / Configuration / Paramètres numéros / Compteurs.
2. Ouvrez l'ensemble de compteurs des factures de vente.
3. Y figurent plusieurs compteurs, dont le compteur pour le journal des ventes.
4. Accédez à l'onglet : Séries
   1. Ouvrez les propriétés de cette ligne et adaptez la valeur dans le champ Valeur actuelle en fonction de la valeur souhaitée ou ;
   2. Vous pouvez ajouter une nouvelle série dans les propriétés de ce compteur, en sélectionnant la date de début et la date de fin adéquates souhaitées. Vous sélectionnez également la valeur initiale souhaitée.

Plus d'informations :

• Compteurs

Il y a plusieurs raisons qui font que des lignes ne sont pas visibles dans l'affichage Lignes à facturer dans Projets / Facturation / Facturer automatiquement :

• La ou les lignes de coût réel saisies ne se trouvent pas dans Taxer.

  Si des lignes sont à tort sur 'ne pas taxer', vous pouvez sélectionner la case à cocher Taxer, à condition d'enlever la ligne de coût réel du statut approuvé et clôturé. Deux boutons d'action sont disponibles à cet effet dans l'affichage Projets / Coût réel / Approbation d’un coût réel (à condition que vous ayez l'autorisation). Vous devez également disposer d'un lay-out de saisie où le champ Taxer est repris afin de pouvoir sélectionner le champ par ligne.

• Vous avez ouvert un affichage qui ne présente pas toutes les lignes. Sélectionnez un autre affichage (Profit).

  L'affichage qui présente les lignes qui n'apparaissent pas dans les Lignes à facturer, est l'affichage Profit : Calcul des coûts réels (non facturés)

• Aucune relation de vente n'est remplie dans les propriétés du Projet sur lequel le coût réel est déterminé.

  Allez vers Projets / Projet / Projet, propriétés du Projet, ongletGénéralités.

Contrôlez bien les éléments ci-dessus et corrigez-les là où cela s'avère nécessaire.

Vous pouvez uniquement adapter le libellé si le statut de la facture est Actif, si la facture n'a pas été journalisée et si le libellé du type de travail / de l'article est modifiable. Vous pouvez contrôler ce dernier point via la procédure ci-dessous.

Contrôler le libellé d'un type de travail ou d'un article :

1. Allez vers :
   • Projets / Article / Type de travail
   • Projets / Article / Article
2. Ouvrez les propriétés du type de travail ou de l'article.
3. Accédez à l'onglet : Généralités.
4. Contrôlez si la case à cocher Description à modifier est sélectionnée.

Profit contrôle si les éléments suivants sont les mêmes :

• si la case à cocher de la note de crédit est activée ou désactivée pour tous
• si les devises sont les mêmes
• si le taux de change est le même
• l'assujettissement à la TVA doit être le même
• si la case à cocher TVA incluse est activée ou désactivée pour tous
• si la condition de paiement est la même
• si le pourcentage de réduction sur facture est le même
• si le pourcentage d'escompte est le même
• si le pourcentage de limite de crédit est le même
• avec l'utilisation d'un compte 'G', le pourcentage du compte 'G' doit être le même.
• si le pourcentage de masse salariale est le même
• s'il s'agit de retours pour tous ou pour aucun

Pour les boulangeries, le programme contrôle par ailleurs les éléments suivants :

• Il ne peut pas s’agir de factures centrales.
• On ne peut pas appliquer de réduction pour combinaison
• Il ne peut pas s’agir de commandes EDI

Le tri est déterminé par les paramètres dans le rapport pour le lay-out de la facture des factures de projet. Vous pouvez les modifier :

Modification du tri du rapport :

1. Allez vers :Projets / Export / Gestion / Rapport.
2. Ouvrez le lay-out de la facture pour la facture de projet.
3. Allez vers : Rapport / Grouper ou cliquez sur .

   Le groupement paramétré peut être consulté et éventuellement modifié ici.

Plus d'informations :

• Tri de la section de détail d'un rapport

Dans les propriétés du Projet à l'onglet Facturation, vous pouvez sélectionner Facturer séparément. Si vous générez des factures pro forma, tous les coûts réels définis pour ce projet sont insérés dans une facture pro forma distincte. Vous pouvez ainsi créer pour 1 client plusieurs factures pro forma ouvertes dans la même administration.

Attention:

Seule la saisie d’un coût réel crée une nouvelle facture pro forma. Il n’est pas possible de créer manuellement une nouvelle facture pro forma pour un client si une facture pro forma est déjà ouverte pour ce client dans l’administration.

Plus d'informations :

• Configurer le projet pour la facturation du projet

Profit propose le prix de vente, si possible sur la base des tarifs de vente qui ont été créés. Vous pouvez consulter et ajouter les tarifs de vente via Projets / Prix et tarifs / Tarif prix de revient et Projets / Prix et tarifs / Tarif vente.

Attention:

Vous pouvez faire différentes combinaisons. Il n'est ainsi pas obligatoire de créer aussi un lien vers un type d'heures.

Si vous n'utilisez pas de type d'heures lors de la saisie, il doit y avoir un tarif de vente qui renvoie uniquement au type de travail concerné.

Plus d'informations :

• Tarifs de prix de revient et de vente

Si vous avez clôturé un projet (éventuellement avec toutes les phases), vous ne pouvez plus y saisir de lignes de coût réel. Mais bel et bien des lignes de facture, parce que la facturation peut également se faire après avoir réellement bouclé un projet.

Si vous utilisez TEC et si vous l'avez paramétré viaProjets / Gestion / Paramètres / Intégration comptable, vous ne pouvez plus saisir de lignes de facture sur le projet.

Vous pouvez uniquement modifier ou supprimer des lignes saisies manuellement dans une facture de projet.

Une ligne générée automatiquement dans une facture de projet ne peut plus être supprimée. Ce parce qu'elle provient de la source Coût réel et qu'elle est par conséquent liée à un projet ou à une relation de vente. Afin de ne pas perdre ce lien, vous pouvez supprimer les lignes dans Profit, faute de quoi la correspondance serait perdue. Par contre, vous pouvez faire de la ligne une ligne 0, si vous le souhaitez.

Vous pouvez bel et bien saisir des corrections en ajoutant des lignes à la facture. Vous pouvez également créditer une facture (à condition d'avoir l'autorisation adéquate).

Plus d'informations :

• Facturation des projets

Profit montre ce message si le type d'intégration concerné n'a pas encore été ajouté.

Ajouter un type d'intégration :

1. Allez vers : Généralités / Configuration / Paramètres intégration / Type intégration.
2. Cliquez sur : Nouveau.
3. Ajoutez le type d'intégration concerné.

Après la création du type d'intégration, le message n'apparaîtra plus.

Si lors de l'ajout du type d'intégration, l'option demandée n'est pas présente, contrôlez si les modules appropriés sont activés dans Profit :

1. Allez vers : Généralités / Environnement / Gestion / Propriétés.
2. Accédez à l'onglet : Activation.
3. Contrôlez si la fonctionnalité est activée. Sélectionnez la case à cocher de la fonctionnalité si celle-ci n'est pas encore cochée.

   Si par exemple Journaliser les stocks est sélectionnée, Stock doit également être sélectionné.

Après avoir sélectionné une ligne, il faut exécuter une conversion de l'environnement. Après la conversion, vous pouvez ajouter le type d'intégration demandé.

Plus d'informations :

• Configuration du type d’intégration pour la journalisation de factures de projet

Si vous journalisez via Gestion commerciale / Gestion / Journaliser ou via Projets / Facturation / Journaliser, et vous voyez en bas de l'écran : 'Tâche terminée avec des erreurs', vous devez retirer ces informations d'erreur via la File d'attente :

• Allez vers : Généralités / Gestion / File d'attente.
• Sélectionnez la tâche concernée de la journalisation
• Cliquez sur l'action : Information de faute.

Le message signifie qu'aucun compte de recette n'est paramétré dans un ou plusieurs groupes d'articles ou groupes d'intégration. Les articles que vous avez repris dans la facture sont liés à un groupe d'articles :

• Allez vers : Gestion commerciale / Article / Article.
• Ouvrez les propriétés de l'article concerné.
• Accédez à l'onglet : Généralités.
• Vous voyez à quel groupe d'articles l'article est lié.
• Allez vers : Gestion commerciale / Article / Groupement / Groupe articles.
• Ouvrez les propriétés du groupe d'articles concerné.
• Accédez à l'onglet : Généralités.
• Remplissez le compte souhaité pour la recette sous Calc. Recette.

S'il s'agit d'un type de coûts ou d'un type de travail :

• Allez vers : Projets / Article / Coûts ou Projets / Article / Type de travail selon qu'il s'agit de coûts ou d'un type de travail.
• Ouvrez les propriétés du type de coûts ou du type de travail.
• Accédez à l'onglet : Généralités.
• Vous voyez quel groupe d'intégration est paramétré.
• Allez vers : Projets / Article / Groupements / Groupe intégration.
• Ouvrez les propriétés de ce groupe d'intégration.
• Accédez à l'onglet : Généralités.
• Remplissez le compte souhaité pour la recette sous Calc. Recette.

Si le compte de recette est bel et bien rempli dans les propriétés du groupe d'articles concerné, le message d'erreur peut avoir trait à l'intégration de l'assujettissement à la TVA. Lisez à cet effet attentivement le lien ci-dessous dans notre Aide. Vous pouvez résoudre ce message d'erreur au moyen de cette Aide en paramétrant le compte de recette pour l'assujettissement à la TVA en question.

Plus d'informations :

• Scinder la facturation entre assujettis nationaux et étrangers à la TVA

Dans le message, vous voyez le numéro de projet sous 'Value...........: XXXXXX'. Le numéro XXXXX est le numéro de projet. Contrôlez dans les propriétés du projet si une administration est aussi indiquée et, le cas échéant, si elle est correcte.

Ce message apparaît si l'administration 3 est par exemple remplie pour le projet, et si vous créez la facture pour l'administration 2.

Plus d'informations :

• Projet