Beginnen met AFAS SB - 2Gether licentie

Leuk dat je gaat werken met AFAS SB! Dit boekhoudpakket is gemaakt voor, zoals wij dat noemen, de kleinere, maar toch serieuze ondernemers.

Jouw accountant of administrateur heeft, misschien in overleg met jou, ervoor gekozen om het administratieve werk te verdelen. Vandaar dat jij de zogenaamde 2Gether-licentie hebt gekregen. Hiermee heb je toegang tot een deel van de functionaliteit van SB. Jij maakt bijvoorbeeld zelf de verkoopfacturen, terwijl jouw accountant of administrateur de inkoopfacturen verwerkt en de btw-aangifte doet, ofwel de meer boekhoudkundige handelingen.

Als je begint met SB heb je waarschijnlijk veel vragen. Om jou op weg te helpen geven wij hieronder een opsomming van de belangrijkste helponderwerpen. Als je deze doorneemt ben je behoorlijk snel in staat om zelfstandig en efficiënt met AFAS SB te werken.

Heb je na het doornemen van deze helponderwerpen toch nog vragen? Dan verwijzen wij je graag door naar een medewerker van jouw accountants- of administratiekantoor.

Inhoud

AFAS SB starten

Een accountant of administrateur zet een administratie voor jouw onderneming klaar en voegt jou toe als gebruiker. Op dat moment ontvang je via e-mail een uitnodiging met een link naar jouw administratie in AFAS SB.

Voorbeelduitnodiging voor AFAS SB

Beste Ondernemer,

Gefeliciteerd! Je hebt toegang gekregen tot AFAS SB.

Volg de volgende stappen om aan de slag te gaan:

  • Klik op onderstaande link om AFAS SB te openen.
    https://administratiekantoorbeers.afasfocus.nl/onderneming/a/f89696d8-5abf-55b8-bg6g-7a523f7d4181/home.
  • Log in met je e-mailadres.
    Log je de eerste keer in? Volg dan de stappen om de beveiliging in te stellen in het helpartikel: Eerste keer inloggen.

    Wij wensen je veel plezier bij het werken met SB.

    Wim Boekhout

    Administratiekantoor Beers

  • Eerste keer aanmelden.

    Als je SB voor het eerst opent, dan moet je éénmalig het aanmeldproces voor AFAS Online, ons toegangsportaal, doorlopen. Heb je dit aanmeldprocedure al een keer doorlopen? Dan is het mogelijk om SB via een link direct te starten.

  • Administratie openen in SB.

    SB is een webapplicatie. Dit houdt in dat je een browser gebruikt om in een administratie te werken.

AFAS Link

Met AFAS Link is het mogelijk om met een smartphone foto's te maken van bonnetjes of facturen en deze te versturen naar jouw administratie. Hier kunnen deze worden geboekt als Inkoopfactuur of Verkoopjournaalpost. Ook is het mogelijk om Vragen te beantwoorden, die een administratiekantoor heeft gesteld. Tenslotte kan je zogenaamde Verkoopregels toevoegen voor bedragen die je op een later moment wilt factureren.

Een accountant of administrateur kan jou toegang geven tot AFAS Link. Op dat moment ontvang jij via e-mail een uitnodiging.

Voorbeelduitnodiging voor AFAS Link

Beste Ondernemer,

Je kunt vanaf nu gebruikmaken van de AFAS Link app om je bonnetjes en andere documenten gemakkelijk in je administratie te verwerken.

Onderstaande simpele stappen vertellen je wat je moet doen:

  • Download AFAS Link in de Apple Appstore of Google Play
  • Open de app
  • Scan de QR-code met je telefoon als je deze mail op je computer geopend hebt. Als je deze mail op je telefoon geopend hebt tip dan op de QR code/link onder de QR code.

    https://www.afaslink.nl/register?data=OnleesbareCode.

    Veel werkplezier met AFAS Link.

Basisvaardigheden

  • Inzicht in jouw onderneming.

    Op de startpagina vind je KPI's van verschillende kerncijfers voor de administratie waar je nu in werkt. Zo heb je in één oogopslag inzicht in hoe je onderneming er voor staat.

  • Functies starten.

    Dit onderwerp legt uit hoe je in SB op verschillende manieren functies kunt starten en gegevens kunt openen om te bewerken.

  • Sneltoetsen.

    Alle functies van SB zijn te bedienen met sneltoetsen. Het is onze eigen ervaring dat de tijd die het kost om ze te leren zich dubbel en dwars terugverdient, doordat het veel sneller werkt dan met de muis.

  • Werken met weergaven.

    Veel functies in SB maken gebruik van een weergave. Dit is een overzicht waarin je kunt zien wat je met deze functie hebt toegevoegd. Voorbeelden van weergaven zijn: verkoopfacturen, inkoopfacturen, klanten en crediteuren. Gebruik een weergave om iets nieuws toe te voegen, of gegevens te zoeken om te bekijken of te wijzigen.

  • Signalen.

    SB genereert verschillende signalen die je attenderen op situaties in jouw administratie die jouw aandacht nodig hebben. Dit kan bijvoorbeeld een foutief ingevuld gegeven zijn, of een proces dat niet goed is verlopen.

  • Ondersteuning bij het werken met SB.

    Loop je vast bij het gebruik van een bepaalde functie? Geen paniek! Wij bieden op meerdere manieren ondersteuning met rondleidingen, veldtips en online help.

    Heb je na het doornemen van deze informatiebronnen toch nog vragen? Dan verwijzen wij je graag door naar een medewerker van jouw accountants- of administratiekantoor.

  • Informatie over nieuwe functies en wijzigingen.

    Iedere vier à acht weken levert AFAS een nieuwe versie van SB uit. Dit gebeurt automatisch 's nachts, daar hoef je dus niets voor te doen!

Verkoop

  • Huisstijl aanpassen.

    Voordat je een eerste Verkoopfactuur, Offerte, Pakbon of Betalingsherinnering kunt verzenden is het belangrijk om je huisstijl eenmalig in te stellen. Dit bestaat uit een bedrijfslogo, kleuren, lettertype en een sjabloon voor de pagina-indeling. Het is mogelijk om de kleuren van deze huisstijl te baseren op jouw bedrijfslogo

  • Verkoopproducten toevoegen.

    Je kunt met SB diensten of artikelen verkopen. De verzamelterm hiervoor is Verkoopproduct. Gebruik dit als je dezelfde dienst of hetzelfde artikel vaker wil verkopen.

  • Klanten toevoegen.

    In SB is iedere klant een organisatie of persoon. Wanneer je een nieuwe klant toevoegt, voeg je direct de algemene gegevens van de organisatie of persoon toe. Wanneer je bij een klant op een bepaald moment ook iets inkoopt, waardoor deze crediteur wordt, dan hoef je deze algemene gegevens niet opnieuw in te vullen.

  • Verkoopfacturen toevoegen.

    Je kunt in SB snel en eenvoudig een verkoopfactuur met verkochte verkoopproducten toevoegen en verzenden naar een klant. Een verkoopfactuur kan ook zijn ontstaan doordat je een offerte of verkoopregels hebt gefactureerd. Zodra je een verkoopfactuur verzendt ontstaat een zogenaamde Openstaande post (debiteur). Een klant dient deze openstaande post voor de vervaldatum te betalen. Deze betaling komt vanuit jouw bank, via een automatische bankkoppeling of het handmatig importeren van bankmutaties, in SB en wordt automatisch afgeletterd tegen deze openstaande post.

  • Btw-scenario's verkoop.

    SB berekent in de meeste gevallen automatisch de juiste btw. Dit onderwerp beschrijft aan de hand van verschillende scenario's wat wij hiervoor op de achtergrond doen en wat jij eventueel handmatig moet doen.

  • Betalingsherinneringen.

    Het komt helaas voor dat een debiteur een factuur niet voor de vervaldatum betaalt. In dat geval kan je gebruik maken van betalingsherinneringen of aanmaningen. Deze herinneringen worden via e-mail verstuurd aan de desbetreffende debiteuren. Deze kunnen vervolgens handmatig, of via een Mollie betaallink de openstaande facturen alsnog betalen.

  • Prospects toevoegen.

    In SB is iedere prospect een organisatie of persoon. Je gebruikt een prospect als je verkoopproducten via een offerte aanbiedt voor een bepaalde prijs. Een prospect kan deze offerte vervolgens accorderen. Daarna kan van de offerte een verkoopfactuur worden gemaakt, waardoor deze prospect automatisch een klant wordt. Deze verkoopfactuur kan je, bijvoorbeeld na de levering, verzenden.

  • Offertes toevoegen.

    Met offertes kan je een prospect een voorstel doen voor de levering van verkoopproducten voor een bepaalde prijs. Een offerte heeft een bepaalde geldigheidsduur. Een prospect ontvangt de offerte via een e-mail met een link naar een veilige portal waar deze offerte geaccordeerd kan worden. Na het accorderen wordt automatisch een verkoopfactuur toegevoegd met dezelfde verkoopproducten en prijzen als de offerte. Deze kan voor het verzenden nog worden gewijzigd.

  • Verkoopregels toevoegen.

    Het is mogelijk om gewerkte uren of gebruikte artikelen bij te houden en deze periodiek te factureren. Dit noemen wij Verkoopregels. Dit onderwerp beschrijft hoe je dit doet.

Inkoop

  • Inkoopfacturen verzenden naar en verwerken in de Mailbox.

    Als ondernemer ontvang je waarschijnlijk inkoopfacturen in jouw (zakelijke) mailbox. Daarnaast publiceren verschillende leveranciers inkoopfacturen in een klantportal. Deze moet je periodiek downloaden. Deze inkoopfacturen kan je (geautomatiseerd) verzenden naar een zogenaamde Mailbox in jouw administratie in SB. In de Mailbox bereid je deze facturen voor verdere verwerking in de Scanbox. Dit laatste doet jouw accountant of administrateur.

  • Bonnetjes via AFAS Link.

    Het is mogelijk om met AFAS Link foto's te maken van je bonnetjes, inkoopfacturen en verkoopfacturen. Deze kan je versturen naar jouw administratie, waar de Scanbox deze kan verwerken tot Inkoopfacturen en Verkoopjournaalposten.

  • Crediteuren toevoegen.

    In SB is iedere crediteur een organisatie of persoon. Wanneer je een nieuwe crediteur toevoegt, voeg je direct de algemene gegevens van de organisatie of persoon toe. Wanneer deze crediteur op een bepaald moment ook klant wordt, dan hoef je deze algemene gegevens niet opnieuw in te vullen.

  • Betaalopdrachten maken.

    Wanneer je meer grip wilt krijgen op de betaling van jouw openstaande posten (crediteur), dan is het mogelijk om gebruik te maken van de functie Betalen. Met deze functie is het mogelijk om met behulp van betaalopdrachten jouw bank opdracht te geven om het openstaande bedrag van jouw bankrekening over te schrijven naar de bankrekening van een leverancier. Om betaalopdrachten te kunnen gebruiken moet dit wel ondersteund worden door jouw bank en onderdeel uitmaken van jouw contract.

Bankmutaties

Het is mogelijk om in SB bankmutaties automatisch in te lezen via een zogenaamde bankkoppeling. Deze service is beschikbaar voor bankrekeningen bij de ABN Amro, ING, Knab en Rabobank.

Deze koppeling kan (behalve voor ING) bankmutaties tot maximaal 450 dagen terug inlezen.

  • Bankmutaties handmatig importeren.

    De betalingen van verkoopfacturen en inkoopfacturen en overige inkomsten en uitgaven lopen via de bank. Voor ieder van deze transacties ontstaat een bankmutatie. Het is belangrijk om deze bankmutaties regelmatig in te lezen in SB, zodat deze gekoppeld kunnen worden aan de juiste facturen en verwerkt kunnen worden in de boekhouding. Voor ABN Amro, ING, Knab en Rabobank kan je de bankmutaties automatisch inlezen. Voor andere banken moet je de mutaties handmatig importeren.

  • Bankmutaties verwerken.

    Tijdens het inlezen van bankmutaties via de bankkoppeling of handmatig importeren van een bankmutatiebestand koppelt SB zo veel mogelijk bankmutaties automatisch aan de bijbehorende openstaande posten of aan de juiste grootboekrekening. Dit proces noemen wij Afletteren. Bankmutaties die niet automatisch kunnen worden gekoppeld verwerk je handmatig.

  • Kasmuaties toevoegen.

    Werk je met kassen? Dan moet je alle kasmutaties handmatig toevoegen en verwerken. Heb je veel kasmutaties? Dan is het slimmer om deze te importeren. Werk je met kassa's en wil je de dagstaten verwerken? Ook dat is mogelijk. Dit onderwerp beschrijft hoe dit werkt.

Btw/ICP-aangifte

Btw-aangiften en eventuele Opgaven ICP worden verzorgd door jouw accountant of administrateur. Afhankelijk van de werkwijze die zij hanteren worden deze aangiften direct naar de Belastingdienst verstuurd, of eerst klaargezet in de zogenaamde Accountancyportal. Je kunt natuurlijk de btw- en icp-aangiftes wel bekijken in SB. Lees hieronder hoe je dit doet.

Btw-aangifte of Opgaaf ICP inzien:

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Btw-aangiften of Opgaven ICP.
  2. Klik op de verschillende secties om de meegenomen facturen en andere boekingen in te zien.

    Zie je iets onverwachts? Neem dan contact op met je acountants- of administratiekantoor.

Btw-aangifte of Opgaaf ICP accorderen of afkeuren in de Accountancyportal:

  1. Ga naar de Accountancyportal.
  2. Open de gewenste Btw-aangifte of Opgaaf ICP.

    Vraag je accountant of administrateur welk menupad je hiervoor moet gebruiken.

  3. Klik op Goedkeuren of Afkeuren.