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Ajout d'un ordre de paiement

Lorsque vous ajoutez un ordre de paiement, sélectionnez les postes impayés à payer.

Attention:

  • Vous pouvez disposer de plusieurs ordres de paiement à traiter simultanément si chaque facture ne contient qu'un ordre de paiement. Vous ne devez donc pas traiter un ordre de paiement avant d'en avoir d'abord ajouté un nouveau. Si une facture apparaît dans divers ordres de paiement, cette facture ne sera payée que dans le premier.
  • Chaque paiement à un fournisseur contient les données de la (ou des) facture(s) que vous acquittez. Les numéros de facture sont alors affichés sur l'extrait de compte du fournisseur. Vous envoyez le factuurnummer dans le fichier de paiement si, dans l'administration des paramètres sur l'onglet Paiements, vous avez DEsélectionné le champ Reprendre libellé de l'écriture pour l'administration concernée. Dans l'ordre de paiement, vous sélectionnez Uniquement mention numéro(s) de facture ou Mentionner description fixe et numéro(s) facture sous Info sur ordre.
  • Au lieu d'envoyer les numéros de facture, vous pouvez choisir d'envoyer le Omschrijving van de boeking. Vous envoyez le libellé de la saisie si vous avez sélectionné la case à cocher Reprendre libellé de l'écriture dans les paramètres de l'administration à l'onglet Paiements. Dans l'ordre de paiement, vous sélectionnez Uniquement mention numéro(s) de facture sous Info sur ordre.

Contenu

Ajout d'un ordre de paiement

Ajout d'un ordre de paiement :

  1. Allez vers : Comptabilité / Fournisseur / Ordre de paiement.
  2. Cliquez sur : Nouveau.

  3. Sélectionnez le numéro de compte bancaire à partir duquel vous payez les fournisseurs.

    Dans les propriétés de ce compte bancaire, l'emplacement de fichier et le format de fichier pour la sauvegarde du fichier de paiement sont définis, via Généralités / Configuration / Paramètres paiements / Compte bancaire, onglet Paiement. Si cet onglet n'est pas rempli au niveau de ce numéro de compte bancaire, vous ne pouvez pas créer de fichier SEPA.

  4. Sélectionnez les factures.

    Dans ce cadre, la Date référence est la donnée primordiale. Seules les factures échues sont automatiquement reprises. Il s'agit des factures échues à la date de référence.

    Exemple :

    Vous utilisez la date du 31-07-2015 comme date de référence. Les factures dont la date d'échéance est antérieure à la date de référence (par exemple, le 30-07-2015) sont incluses, tandis que les factures dont la date d'échéance est ultérieure (par exemple le 01-08-2015) ne le sont pas.

    Si vous sélectionnez la case à cocher Inclure également les factures non échues du fournisseur, Profit reprend toutes les factures non échues. Cependant, vous devez encore sélectionner manuellement ces factures non échues sur l'onglet Factures, dans les propriétés de l'ordre de paiement avant de traiter ce dernier. Ce n'est qu'à cette condition que ces factures seront réellement intégrées au fichier de paiement.

  5. Sélectionnez la date de traitement souhaitée dans Date de traitement préférentielle. Cette date ne doit pas être au-delà de 30 jours dans le futur.

    Ajoutez l'ordre de paiement et envoyez-le à la banque. La banque traite l'ordre de paiement à la date que vous avez indiquée. Toutes les banques ne prennent pas en charge une date de traitement spécifique. Renseignez-vous auprès de la banque.

    Les postes impayés ne sont clôturés qu'à laDate de traitement préférentielle La date de pièce comptable de la saisie financière, issue de l'ordre de paiement/prélèvement, est égale à la Date de traitement préférentielle, non à la Date système (la date de création de l'ordre proprement dit). Vous voyez la Date de traitement préférentielle de l'ordre de paiement à l'onglet Mouvements/Modifications/Transactions (en fonction du contexte) sous le fournisseur, dans le champ Pièce comptable.

  6. Dans Info sur ordre, sélectionnez les informations que vous envoyez par ligne de paiement.

    Si vous sélectionnez Uniquement mention description fixe ou Mentionner description fixe et numéro(s) facture, saisissez un libellé valable pour tous les postes du fichier de paiement.

    Sélectionnez Uniquement mention numéro(s) de facture si vous voulez que Profit reprenne le libellé de la saisie.

    Dans ce cours, sélectionnez Uniquement mention numéro(s) de facture de manière à ce que Profit reprenne uniquement le libellé de la saisie.

    Profit vérifie aussi les paramètres : si 'Reprendre le libellé de la saisie' est sélectionné ici, Profit reprend le libellé de la saisie et si l'option est désélectionnée, Profit reprend les numéros de facture.

    Attention:

    Envoyez également le libellé selon le paramètre défini dans ce champ. Si vous utilisez un libellé fixe dans l'ordre de paiement et si une Référence paiement est reprise dans la saisie de la facture, vous envoyez ce libellé fixe au fichier SEPA, mais la référence de paiement dans la facture n'est pas reprise dans le libellé. Si vous voulez que la Référence paiement de la facture d'achat soit bel et bien envoyée, vous ne devez pas sélectionnerUniquement mention description fixe, mais Uniquement mention numéro(s) de facture.

    Il se peut que tous les libellés de saisie ou numéros de facture ne puissent pas être enregistrés pour les fournisseurs dont vous agrégez les paiements. Ce parce qu'il y a 128 positions maximum pour les libellés. Si on enregistre en outre un libellé fixe, il n'y a plus que 96 positions pour les numéros de facture. Vous pouvez résoudre cela en désélectionnant le champ Comprimer sur l'onglet Paiement. (NB La conséquence du fait que l'option Comprimer soit désélectionnée est que Profit ne compesera plus de note de crédit avec une facture de ce fournisseur.)

  7. Saisissez un libellé sous Description fixe si vous avez sélectionné la valeur Uniquement mention description fixe ou Mentionner description fixe et numéro(s) facture dans le champ précédent sous Info sur ordre. Ce libellé vaut pour tous les postes du fichier de paiement.
  8. La limite inférieure et supérieure pour les fournisseurs vise à créer une sélection spécifique de fournisseurs, par exemple tous les fournisseurs commençant par le chiffre 3.
  9. Sélectionnez le mode de paiement sous Mode de paiement.

    Le numéro de compte bancaire et les fournisseurs doivent être adaptés au mode de paiement. Par exemple, si vous exécutez des paiements SEPA, vous devez configurer le numéro de compte bancaire pour générer un fichier de paiement SEPA.

  10. Sélectionnez éventuellement un code devise ; celui-ci dépend du mode de paiement sélectionné.
  11. Cliquez sur : Suivant.
  12. Désélectionnez les factures que vous ne souhaitez pas payer.

    Dans l'assistant, sélectionnez seulement les factures des fournisseurs que vous voulez payer.

    Vous pouvez également sélectionner/payer les factures individuelles d'un fournisseur via les propriétés de l'ordre de paiement sous l'onglet Factures, après être parvenu au terme de l'assistant de l'ordre de paiement.

    Attention:

    Cet affichage des fournisseurs à sélectionner présente le solde ouvert total des fournisseurs dans la colonne Solde. Cela ne signifie pas que ce solde total est repris dans l'ordre de paiement et qu'il est donc rendu payable.

  13. Cliquez sur : Terminer.

    Attention:

    Si vous utilisez la file d'attente, Profit place cette tâche dans la file d'attente. Tandis que la tâche est exécutée dans la file d'attente, vous pouvez simplement continuer à travailler. Voir : Utilisation et gestion de la file d'attente

    Dans AFAS Online, la file d'attente est toujours activée. La tâche est donc toujours effectuée via la file d'attente.

Après l'ajout, le statut de l'ordre de paiement est Non traité. Dans les propriétés du numéro de compte bancaire, vous pouvez définir que l'assistant de traitement (génération) du fichier de paiement démarre automatiquement après l'ajout de l'ordre de paiement.

Prise en compte des factures non échues

Si vous sélectionnez le champ Pour fournisseur avec facture échues prendre aussi les factures non échues , vous n'incluez pas automatiquement toutes les factures ouvertes. Seules les factures ouvertes des fournisseurs ayant au moins une facture échue à la date de référence indiquée sont incluses.

Pour fournisseur avec facture échues prendre aussi les factures non échues

Exemple :

Le fournisseur X a deux factures ouvertes : l'une à échéance au 15 août et l'autre à échéance au 30 novembre. Vous ajoutez un ordre de paiement avec le 27 octobre comme date de référence. Cela signifie que la facture ayant le 15 août comme date d'échéance est échue et celle arrivant à échéance le 30 novembre ne l'est pas. Si, lors de l'ajout de l'ordre de paiement, vous sélectionnez Pour fournisseur avec facture échues prendre aussi les factures non échues, les deux factures sont payées (par uniquement la facture échue, mais également la facture ouverte).

Le fournisseur Y a deux factures ouvertes : l'une à échéance au 30 octobre et l'autre à échéance au 30 novembre. Vous ajoutez un ordre de paiement avec le 27 octobre comme date de référence. Ainsi, aucune des deux factures n'est échue. Si vous sélectionnez la case à cocher Pour fournisseur avec facture échues prendre aussi les factures non échues, ces factures sont également reprises.

Définition de factures non échues comme payables

Les factures non échues que vous ajoutez aux ordres de paiement ne sont pas définies comme étant automatiquement payables. Vous devez définir manuellement ces factures comme payables au préalable :

  1. Allez vers : Comptabilité / Fournisseur / Ordre de paiement.
  2. Ouvrez les propriétés de l'ordre de paiement.
  3. Accédez à l'onglet : Factures.
  4. Sélectionnez la case à cocher Payer qui précède les factures non échues que vous souhaitez payer.

    La facture affiche le statut Accord pour paiement.

  5. Cliquez sur : OK.

Plusieurs ordres de paiement

Dans Profit, vous pouvez ajouter simultanément plusieurs ordres de paiement et les traiter à différentes dates. Par exemple, si vous souhaitez faire exécuter des ordres de paiement pendant les vacances.

Exemple : 

Supposons que vous souhaitiez payer des fournisseurs le 25 juillet et le 8 août. Vous serez alors en vacances et exécutez donc les ordres de paiement avant votre départ.

Vous pouvez créer ces ordres de paiement séparément puis les traiter un à un. Lors de la création d'un ordre de paiement, vous pouvez extraire les factures qui sont échues à une date de référence que vous précisez. Pour le premier ordre de paiement, vous pouvez donc indiquer le 25 juillet comme date de référence et le 8 août pour le deuxième ordre de paiement. Vous pouvez également inclure une date de traitement par défaut : le 25 juillet pour le premier ordre de paiement et le 8 août pour le second. Le progiciel bancaire tient compte de cette date de traitement par défaut. Vous pouvez donc lire à l'avance les ordres de paiement. La date de référence et la date de traitement par défaut peuvent être les mêmes.

Attention ! La date de traitement par défaut ne peut pas se situer plus de 30 jours dans le futur.

Paiements sur des comptes G

Vous pouvez procéder à des paiements automatiques sur le compte 'G' du fournisseur si vous utilisez la Loi sur la responsabilité en chaîne. Vous devez activer cette possibilité séparément.

Exécution d'un paiement automatique sur un compte G

  1. Allez vers : Comptabilité / Fournisseur / Fournisseur.
  2. Ouvrez les propriétés du fournisseur.
  3. Accédez à l'onglet : Paiement.
  4. Dans le champ Compte 'G', inscrivez le numéro de compte sur lequel vous souhaitez effectuer le paiement.
  5. Pendant la saisie de la transaction d'achat, introduisez le montant pour le compte G.
  6. Lorsque vous ajoutez un ordre de paiement, définissez le champ Quelle partie de la facture.

    Dans ce champ, indiquez si vous souhaitez réaliser des paiements sur des comptes G uniquement, sur des comptes ordinaires uniquement, ou les deux.

Référence de paiement supérieure à 16 positions

Lors de l'ajout d'un ordre de paiement, vous pouvez inclure le libellé de saisie comme caractéristique de paiement, au lieu du numéro de facture d'origine du fournisseur (aussi appelé 'N° de facture Fournisseur' ou 'numéro de pièce comptable'), si vous souhaitez plus de 16 positions pour la référence de paiement. Le numéro de facture original du client compte au maximum 16 positions. Si vous avez besoin de plus de positions, le libellé de saisie présente l'avantage de comporter davantage de positions.

Référence de paiement supérieure à 16 positions :

  1. Pour configurer ce paramètre, sélectionnez la case à cocher Reprendre libellé de l'écriture dans l'onglet Paiement des paramètres d'administration.
  2. Lors de la saisie d'une facture d'achat, définissez la référence de paiement dans le Libellé écriture de la facture d'achat. Par exemple : 'Spécification de paiement - libellé', afin qu'un autre libellé éventuel puisse être ajouté à la référence de paiement.

    Si vous utilisez un logiciel de numérisation pour enregistrer les factures d'achat dans Profit, vous pouvez introduire directement, lorsque vous scannez le document, la référence de paiement dans le champ Libellé écriture.

Si vous configurez ce paramètre, Profit n'inclut que le libellé de saisie pour tous les paiements automatiques. Si vous optez pour cette façon de faire, il est donc nécessaire de toujours introduire la référence de paiement de la bonne manière dans Libellé écriture.

Mode de paiement de l'ordre de paiement

Vous pouvez sélectionner le Mode de paiement lors de l'ajout d'un ordre de paiement. Sur la base de ce choix, vous sélectionnez seulement les fournisseurs pour lesquels ce mode de paiement est défini. Ainsi, vous pouvez par exemple exécuter un paiement dans SEPA, en devise de base ou en devise étrangère (par exemple en Dollars). Pour un paiement en devise étrangère, vous pouvez générer un fichier de paiement au format BTL91.

Ce Mode de paiement que vous sélectionnez pour l'ordre de paiement doit correspondre au Mode de paiement que vous avez défini dans les propriétés du fournisseur.

Utiliser le mode de paiement dans l'ordre de paiement :

  1. Allez vers : Comptabilité / Fournisseur / Fournisseur.
  2. Définissez le Mode de paiement dans les propriétés du (des) fournisseur(s) concerné(s) à l'ongletPaiement.

    Sélectionnez Paiements en devise de base sous Mode de paiement si vous voulez effectuer le paiement dans la devise de base (Euro).

    Si vous voulez effectuer le paiement en devise étrangère (par exemple en Dollars), vous sélectionnez Paiements par devises étrangères ou Paiements étranger et tous les paiements den devises étrangères. Vous devez également avoir défini la devise.

  3. Allez vers : Comptabilité / Fournisseur / Ordre de paiement.
  4. Cliquez sur : Nouveau.
  5. Spécifiez la période d’utilisation. de l'Ordre de paiement.
    1. Sélectionnez le mode de paiement sous Mode de paiement pour les fournisseurs spécifiques pour lesquels vous voulez exécuter un paiement.

      Sélectionnez Paiements en devise de base (1) si voulez effectuer le paiement dans le fichier SEPA en euros.

      Sélectionnez Paiements étrangers en devise de base (3) si voulez effectuer le paiement étranger de fournisseurs en dehors de la zone Euro dans le fichier BTL91 en euros.

      Si vous voulez effectuer le paiement dans une devise étrangère (par exemple en dollars), sélectionnez Paiements étranger et tous les paiements den devises étrangères (4) si vous voulez reprendre toutes les devises étrangères (vous ne pouvez alors pas sélectionner de devise spécifique). Sélectionnez Paiements par devises étrangères  (2) si vous voulez sélectionner une devise étrangère spécifique.

      Ce mode de paiement que vous sélectionnez doit correspondre au mode de paiement que vous avez défini pour les fournisseurs concernés. Les factures ouvertes de ces fournisseurs sont alors envoyées avec l'ordre de paiement.

    2. Sélectionnez éventuellement un code de devise sous Devise, cela dépend du mode de paiement sélectionné.
  6. Cliquez sur : Suivant.
  7. Cliquez sur : Terminer.

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